Ventajas de las newsletter o boletines en las administraciones públicas

Hace unas semanas planteaba en este artículo sobre el fin de las redes sociales que si bien las redes sociales no van a desaparecer, sí que van a sufrir un cambio ya que este modelo en el que hemos delegado toda la comunicación con los ciudadanos a través de las redes sociales empieza a mostrar síntomas de estar agotado.

Cada vez se hace más necesario encontrar un nuevo modelo de comunicación desde las administraciones públicas que permita dar respuesta a las crecientes exigencias de información y comunicación de la ciudadanía con las suficientes garantías de calidad y profesionalidad.

Para ello tenemos que explorar nuevos canales de comunicación que sean efectivos y que van más allá del uso de las redes sociales o de las notas de prensa.

Uno de esos nuevos canales son las newsletters o boletines de noticias, algo que no resulta novedoso en sí mismo ya que son muchas las administraciones públicas las que han editado durante años este tipo de publicaciones. La diferencia estriba sin embargo en el soporte utilizado ya que el papel ha sido sustituido por el formato digital.

En un principio fue la crisis económica la que provocó que este tipo de publicaciones dejaran de publicarse por el alto coste económico que suponía su diseño, edición, publicación y distribución de ejemplares en papel.

Años más tarde, la creciente preocupación medioambiental ha contribuido para que se dejen finalmente de editar.

En el departamento de comunicación del Ayuntamiento de Calp llevamos un tiempo experimentando con nuevos canales de comunicación con los ciudadanos y entre ellos está la newsletter o boletín de noticias.

En verano de 2019 decidimos poner en marcha una publicación digital de periodicidad semanal para remitir información de interés. Aquellos ciudadanos quieren recibir dicha publicación en su correo electrónico simplemente tienen que suscribirse en este enlace para recibir la newsletter.

Han pasado ya 8 meses desde que la pusimos en marcha y el balance no puede ser más positivo ya que tenemos casi 700 personas suscritas al boletín a día de hoy. Muchos más de los que esperábamos tener inicialmente ya que no es fácil que los ciudadanos «quieran» recibir información de una administración pública.

Aprovechando la experiencia de estos meses he recogido aquí algunas de las ventajas que puede tener para una administración pública contar con un canal de comunicación como este.

Así mismo espero que te sea de ayuda si estás pensando abrir una newsletter en tu administración pública.

Ventajas del uso de las newsletters en las administraciones públicas

1 Bajo coste económico

Como hemos dicho más arriba, a diferencia de las ediciones en papel las ediciones digitales tienen un coste mucho más reducido, lo que sin duda es de gran ayuda sobre todo si quieres que «acepten» que puedas poner en marcha este nuevo proyecto.

Los actuales programas informáticos permiten así mismo hacer composiciones de gran calidad con apenas conocimientos en diseño y maquetación.

Ya sea a través de WordPress o Mailchimp tenemos la opción de crear boletines de noticias con plantillas ya predefinidas muy fáciles de utilizar.

2 Alternativa a las redes sociales

El último Estudio de IAB Spain 2019 sobre el uso de redes sociales señala que más de 25 millones de españoles utilizan a diario las redes sociales, lo que las ha convertido en uno de los principales canales de comunicación.

Sin embargo, hay personas que no están en redes sociales y si están no quieren que este sea el canal a través del que se informan.

Así, este formato en el que se envía la información a través del correo electrónico puede ser una buena alternativa para estar informado de lo que ocurre en tu ayuntamiento, en tu universidad o en el ministerio que te interesa sin tener que estar conectado a las redes sociales.

También desde las administraciones públicas debemos apostar más por este canal que por el de las redes sociales y la razón es sencilla. Si un día cierra Twitter o Facebook todos esos seguidores se pierden, y ojo, ya lo hemos visto con Tuenti o Google +, mientras que las listas de correo de estas publicaciones son nuestras y siempre las tendremos.

3 Saber que no te vas a perder nada

Este es uno de los principales motivos que nos llevaron a crear la newsletter. Muchas personas a pesar de seguir los perfiles oficiales del ayuntamiento a través de redes sociales nos decían que no habían visto tal o cual publicación.

Y esto es algo cada vez más habitual ya que la aplicación del algoritmo por parte de las plataformas de redes sociales provoca que no se muestren todos los contenidos que se publican sino solo unos pocos. Ya lo hemos dicho en varias ocasiones, el alcance orgánico es cada vez menor y puede ser que parte de los contenidos que publicas en el Facebook o Instagram de tu administración no esté llegando a toda las personas que te siguen.

Por eso aquí lo analizamos desde dos puntos de vista:

• desde la administración pública ya que «confiar» que publicando en redes sociales llegamos a todo el mundo no es muy fiable, por lo que tenemos que tener más canales para intentar alcanzar a toda la población.
• como ciudadano ya que así nos garantizamos que no nos vamos a perder ninguna información de interés. Y esto de «perderse» información no es cosa menor. Si se publica el inicio del plazo para una ayuda o subvención y no lo vemos, puede ser que se nos pase y no podamos optar a ella. En cambio, si sabes que vas a recibir esa información si o sí, te garantizas no perderte nada.

4 Medir el alcance de las publicaciones

Los programas de envío de newsletters permiten poder medir el alcance de los envíos de mensajes, las tasas de apertura, los clicks en los diferentes contenidos, etc.

Estas plataformas facilitan informes estadísticos muy completos para ver qué temas o asuntos interesan más a nuestros ciudadanos.

También podemos crear listas de distribución en función de edades, temáticas, etc.. enviando incluso diferentes boletines a colectivos determinados.

5 No te va a exigir mucho más trabajo

En realidad el contar con una newsletter no exige más trabajo extra en cuanto a la búsqueda de contenido sino más bien al contrario.

La estrategia sería la de seleccionar de toda la información que se genera desde la administración pública aquella que es más importante y relevante, no se trataría por tanto de enviar todo, sino todo lo interesante.

En nuestro caso hemos decidido enviar en cada boletín entre 6 y 9 informaciones de las que se generan a lo largo de la semana, un número muy pequeño con respecto a todas las publicaciones que hacemos en las diferentes redes sociales.

Sin duda una de las claves del éxito de la newsletter es el contenido que seleccionas y que este sea de interés para el ciudadano.

6 Se adapta a tus características

Una de las mayores ventajas de este canal de comunicación es que puedes elegir la periodicidad en función del tamaño de tu administración, de los contenidos que generas, de los recursos que tienes para poder gestionarla, etc.

La elección de si los envíos son semanales, mensuales o bimensuales depende de ti por lo que tienes que decidir en función de los elementos que hemos señalado, pero siempre teniendo en cuenta de que lo que envíes sea de interés para el ciudadano.

Si una semana no tienes nada interesante que enviar, no lo envíes. Es mejor no enviar nada a que los ciudadanos nos terminen viendo como spam.

7 Mejora la imagen de la administración pública

Ya se ha repetido en este blog en más de una ocasión que todo aquello que contribuya a mejorar la imagen de la administración pública será bienvenido, ya que no vamos muy sobrados de ella.

Las newsletters pueden ser una buena opción ya que de forma periódica aquellas personas que se han suscrito a nuestro boletín recibirán un correo electrónico en su buzón y es una forma de «recordar» que estamos ahí trabajando para esos ciudadanos.

De ahí que la selección de la información que va a en ese boletín sea realmente de interés y de utilidad para los ciudadanos si no queremos que se den de baja de dicho servicio.

8 Si tienes que elegir un solo canal, puedes apostar por este

Uno de los problemas que encontramos en las administraciones públicas es que en la mayoría de los casos no cuentan con personal que se puedan dedicar en exclusiva a gestionar la comunicación.

Puestos a elegir entre todos los canales existentes una buena opción pueden ser estos boletines de noticias en donde nos aseguramos poder llegar a aquellas personas que realmente quieren recibir información de nuestra administración.

Su coste reducido, la rapidez de elaboración, la sencillez en la distribución, etc. pueden ayudarnos a difundir información sin tener que emplear tanto tiempo y recursos como requiere por ejemplo la gestión de las redes sociales.

La elección de un canal de comunicación u otro va a depender en última instancia de diversos factores por lo que se hace necesario contar con un plan de comunicación en el que se fije la estrategia que en materia de comunicación vamos a seguir en nuestra administración pública.

Si hasta ahora no habías pensado en la newsletter como un canal de comunicación para tu administración pública puede ser un buen momento para darle una oportunidad.

Ya está disponible mi primer libro «Guía para elaborar un plan de comunicación en una administración pública» aquí.

Por cierto, también hice un #Twitch hablando sobre las newsletter y lo dejé colgado después en mi canal de YouTube y que puedes ver aquí: El auge de las newsletter o boletines de noticias.

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