Las infografías para comunicar en situaciones de crisis

Hace unos días escribí el artículo 10 claves para comunicar desde las administraciones públicas durante el coronavirus en un primer intento por identificar aquellos elementos que está presentes en la gestión de una comunicación de crisis como la que estamos viviendo.

Entre las claves que apuntaba se encontraban la importancia de la coordinación, de la selección de la información o de cómo vamos a comunicar. Si algo estamos aprendiendo en esta crisis es que las administraciones públicas tenemos que comunicarnos con la ciudadanía sí o sí, para lo que tendremos que utilizar los canales que mejor nos permitan alcanzar ese objetivo.

En estos momentos ya no valen los argumentos de «nosotros no tenemos redes sociales porque nuestros usuarios no están en ellas», o el «nosotros hacemos folletos porque a la gente le gusta más el papel» que hemos escuchado en infinidad de ocasiones. En estos momentos la comunicación a través de canales digitales son los únicos que tenemos a nuestro alcance nos guste o no.

Y aquí encontramos administraciones públicas de dos velocidades: aquellas que ya hace tiempo se dieron cuenta de la necesidad de tener redes sociales, newsletters o canales de Telegram, y aquellas otras que no lo hicieron. ¿Qué ciudadanos creéis que hoy estarán más informados y podrán preguntar dudas y consultas a su administración pública de forma más sencilla?

Para poder remediar esa situación de déficit informativo muchas administraciones públicas se han lanzado en las últimas semanas a abrir perfiles en redes sociales y si bien hay que valorar el esfuerzo que han hecho, no hay que perder de vista que llegan tarde y que no están preparadas para afrontar la comunicación en esta situación de crisis de la mejor manera.

Lo importante es que cuando volvamos a esa «relativa normalidad» tendrán entre las tareas pendientes el elaborar un plan de comunicación de su administración en el que se incluya además de la comunicación de crisis, la comunicación interna o la gestión de redes sociales entre otras cuestiones.

Si importantes son los canales de comunicación que vamos a utilizar para comunicarnos con los ciudadanos más importante son si cabe los formatos que vamos a utilizar para hacer llegar esa información.

Si me preguntan cuál considero que es el mejor formato en estos momentos no tengo ninguna duda: las infografías, y aquí expongo algunas de las razones.

1) Solo la información importante

En las infografías tienes un espacio limitado que te obliga a hacer un resumen de un contenido que puede ser más o menos amplio. Os pongo un ejemplo: si se decreta el estado de la alarma podemos copiar el enlace al BOE con el texto del decreto o bien podemos hacer una infografía que resuma la información más importante.

¿Qué haríamos? Pues podemos hacer una infografía en la que se anuncia que se declara el estado de alarma y e incluir la fecha de inicio o de finalización, por ejemplo. Y en el texto que acompaña la publicación incluimos el enlace al BOE para así facilitar el que se pueda consultar.

Los mismo pasa con comunicados oficiales, bandos municipales, etc… Y aquí sí que es fácil comprobar qué funciona mejor y es a través de las estadísticas de alcance de las publicaciones.

En alguna ocasión hemos hablado del grothw hacking que es una técnica que utilizamos en marketing que nos permite probar y que vosotros podéis utilizar ya que es muy sencilla: publica por ejemplo un decreto  y días después publica una infografía con lo importante de ese mismo decreto. Compara después las estadísticas y alcance de una publicación y otra y decide.

2) Lenguaje sencillo

Es importante tener claro que cuando comunicamos desde las administraciones públicas lo hacemos para todos los ciudadanos con independencia de su nivel formativo y de conocimientos por lo que tenemos que utilizar un lenguaje claro, breve y sencillo.

Eso lo sabemos bien los profesionales de la comunicación ya que parte de nuestro trabajo consiste en que ese lenguaje culto y especializado que se utiliza en muchos sectores y ámbitos llegue al conjunto de los ciudadanos utilizando para ello un registro que llamamos estándar o coloquial.

Y pongo un ejemplo: si decimos que entre los síntomas de una enfermedad está la hemoptisis, seguramente la mayoría de la población no tendría ni idea de lo que significa, por lo que los periodistas «traduciremos» y diremos que es «escupir sangre al toser».

De ahí la importancia de que cuando hacemos una infografía nos olvidemos de la jerga técnica y seamos capaces de explicarlo de la forma más sencilla posible.

Ya os digo que no es fácil sobre todo porque en muchas ocasiones en ese proceso de simplificación obviamos matices o aspectos y siempre tendremos alguien que quiera hacer valer sus conocimientos señalando la imprecisión de un término o asunto.

Por cierto, ese perfil en social media se conoce como «naysayer«.

En el departamento de comunicación hemos ideado un sistema de verificación y es que cuando cualquiera de nosotras (hablo en femenino porque las tres somos mujeres) ha elaborado una infografía la compartimos y así las otras dos pueden ver si hay algún error ya sea de ortografía, de diseño o de compresión.

Sencillo pero eficaz.

3) Todo en una sola imagen

Esta es una de las razones más importantes para utilizar las infografías y es que podemos tener toda la información recopilada en una sola imagen.

Esto ya decimos que es complicado ya que hay ocasiones en que la información que queremos transmitir es extensa. Pues bien, es preferible hacer varias infografías de una misma serie y numerarlas que intentar poner todo en una sola imagen.

Hay que pensar otra vez en las personas que son las destinatarias de esa información las cuales en la mayoría de los casos van a ver esa infografía a través de un móvil por lo que si ponemos mucho texto dificultaremos su lectura.

4) Un mismo diseño y estilo

Aquí tenemos que diferenciar dos tipos de infografías, por un lado la que podemos hacer a lo largo del año o sobre temas específicos, y por otro la que utilizaríamos cuando queremos dar información de un mismo tema o en situación de crisis. Me explico.

Si tenemos que informar a los ciudadanos sobre el día que hay pleno municipal y es algo que ser repite todos los meses, lo ideal es hacer siempre el mismo modelo de infografía e ir cambiando solo la fecha. De esa forma ayudamos a que la ciudadanía pueda «identificar» más fácilmente la información.

Nunca perdamos de vista que las personas estamos sometidas a un gran número de impactos visuales a través de la televisión, de las redes sociales o de internet. ¿A quién no le ha pasado que ha visto una información y cuando ha querido ir a recuperarla después ya no sabía si lo había visto en Facebook, en Twitter o en Instragram?

Cuanto más ayudemos a «fijar» esa información más ayudaremos a su difusión. Por eso lo aconsejable sería tener un mismo diseño de infografías para dar información en situaciones de crisis para que así cuando una persona la ve haciendo scroll con su móvil pueda rápidamente identificar que es una información importante emitida por una administración.

En el Ayuntamiento de Calp hemos probado una cosa que nos están funcionando muy bien y es la siguiente. Teníamos un diseño para avisos de emergencias y es el que hemos adaptado para comunicar ahora en esta crisis de la Covid-19. Con el fin de ayudar a su difusión y teniendo en cuenta que cuando has publicado más de 100 infografías todas puede parecer iguales hemos ideado lo siguiente.

Estamos cambiando el color del fondo de la infografía manteniendo igual el resto del diseño, con lo que conseguimos que «visualmente» llame la atención y aún siendo iguales en diseño tienen un elemento «novedoso» para captar la atención de la persona cuando la publicamos.

5) El logo como identificador

Uno de los problemas que hemos visto en esta crisis es la proliferación de bulos y fake news también con información de organismos oficiales.

Es muy importante para luchar contra ellos que todas las infografías que elaboremos lleven bien visible e identificable el logo de nuestra administración pública. Y si antes hablábamos de simplificación también lo tenemos que llevar a este aspecto porque he visto en alguna infografía de algún ayuntamiento cómo se incluía el logo del mismo además del logo de la policía local, de la concejalía de servicios sociales y de la concejalía de mayores.

Esto es un despropósito y se debe incluir únicamente el logo de la administración en este caso, el del ayuntamiento, ¿acaso la policía local, la concejalía de servicios sociales y la concejalía de mayores no son parte del ayuntamiento?

Por tanto, un solo logo que identifique y que permita a la ciudadanía identificar rápidamente quién remite esa información.

Además, si nos acostumbramos a ver solo una marca y a reconocerla sabremos identificarla más fácilmente en caso de manipulación.

Seguro que muchos de nosotros sabemos identificar si un logo de Lacoste, Nike o Gucci es falso o no y eso no es ni más ni menos porque estamos aburridos de verlos y somos capaces de detectar cualquier mínima variación en su diseño.

Sin embargo, esto no nos pasa igual con los logos de una diputación, ayuntamiento o ministerio.

6) Fáciles y rápidos de crear

Si, ya sé que muchas personas dirán que ellos no tienen «gracia» para esto del diseño. Y yo soy la primera. Pero aquí no estamos hablando tanto de buscar un diseño espectacular sino de poder llegar de forma muy sencilla a la ciudadanía.

Hoy en día existen programas gratuitos para poder elaborar infografías. Nosotros por ejemplo utilizamos Photopea que permite hacerlas en línea y es muy similar a Photoshop.

Si algo hemos apuntado en tareas pendientes para realizar después de la crisis es hacer un curso de diseño gráfico para mejorar las infografías que hacemos ahora.

7) Capacidad de viralización

Aunque la he dejado para el final esta es sin duda la razón principal por la que debemos apostar por las infografías y es su capacidad de viralización muy superior a la de ninguno otro formato.

De lo que estamos hablando es de que este formato nos permite que sea muy fácil compartir la información y que pueda llegar al mayor número de personas por el canal que sea, incluso aunque no tengamos esos otros canales.

Pensemos por ejemplo que somos un pequeño ayuntamiento que solo disponemos de un perfil en Facebook. Si publicamos la infografía en Facebook y esta es de interés la mayoría de los usuarios sabe lo sencillo que es descargarse esa imagen a su móvil y poder compartirla en Twitter, subirla a Stories de Instagram y por supuesto, pasarla a todos los grupos de WhatsApp.

Así, aunque solo tenemos un perfil en Facebook al haber elaborado la información en un formato que es muy sencillo de compartir hemos contribuido a que esa información esté en otras redes sociales aunque nosotros no dispongamos de un perfil en las mismas.

Pensemos sin embargo que lo que compartimos en ese perfil de Facebook es un enlace al BOE. Pues bien, ya no lo podríamos compartir por ejemplo en Instagram porque no se permiten los enlaces, y si publicamos en Twitter un enlace sin foto no dice nada, y menos si lo hacemos por WhatsApp.

Muchas veces para saber cuáles son los canales y formatos que prefiere la ciudadanía simplemente hay que observar en lo que hace en su día a día para comunicarse.

Piensa en la comunicación que has mantenido estos días con tu familia, tus amistades, tus compañeros de trabajo. Bien, ¿cuál es el formato que más has recibido y compartido? Es posible que hayas recibido algún que otro enlace con información de interés, algunos vídeos y audios, pero lo que más habrás recibido sin duda son «memes».

Si, si, los famosos «memes», esos que nos hacen reír, pensar, cabrearnos. Pues bien, las infografías serían las hermanas «serias» de los memes y reúnen muchas de las características que hemos visto aquí. Son elementos visuales que ofrecen información de forma muy sencilla, con un lenguaje que todo el mundo entiende y que son muy fáciles de compartir o reenviar.

Faltan todavía unas semanas para que salgamos de esta crisis y así poder valorar cómo ha sido la comunicación que hemos realizado desde nuestras administraciones públicas. Los datos que estamos obteniendo en el Ayuntamiento de Calp por el momento no nos dejan ninguna duda de que el contenido que mejor funciona es el de la infografía, ya sea por si sola o como apoyo de otro tiempo de información.

Si no habéis utilizado todavía las infografías os animo a que probéis a utilizarlas.

Un saludo y mucho ánimo.

Ya está disponible mi primer libro «Guía para elaborar un plan de comunicación en una administración pública» aquí.