Funciones del departamento de comunicación de una administración pública

El Blog de Amalia López Acera
administración pública

La comunicación es hoy en día clave para el desarrollo de cualquier organización y aquí incluimos también a las administraciones públicas. Para poder diseñar, planificar y ejecutar esa comunicación se hace necesario contar con un departamento de comunicación.

Normalmente los departamentos de comunicación están organizados por una persona que dirige ese departamento, más conocida como dircom, y una serie de personas que trabajan coordinadas con el objetivo de desarrollar la estrategia de comunicación de la organización.

Es sin embargo poco frecuente encontrar en las administraciones públicas la figura del dircom, ya que lo más habitual es encontrar un jefe o jefa de prensa nombrado por la persona que dirige el equipo de gobierno.

Si bien puede haber jefes de prensa en las administraciones públicas que ocupen puestos de los llamados de confianza o asesores, creo que es importante que se cuente dentro de la administración pública también con profesionales de la comunicación que no tengan esa vinculación y que trabajen para mejorar la comunicación con los ciudadanos, que es en fondo el objetivo del servicio público.

En este artículo un nuevo modelo de comunicación en las administraciones públicas planteé la cuestión de que ir cambiando desde unos gabinetes de prensa que están al servicio del poder político, para convertirse en verdaderos departamentos de comunicación integrados dentro de la estructura organizativa de las administraciones públicas al servicio de la ciudadanía.

La relación que se establece en los departamentos de comunicación de las administraciones públicas puede estar o bien jerarquizada (el modelo más extendido) o bien funcionar como una holocracia.

Este último modelo es el que definió en 2007 Brian Robertson, fundador de Ternary Software, y es un sistema en el que la toma de decisiones en las organizaciones se distribuye de forma horizontal en lugar de ser establecida por una jerarquía tradicional.

Este sistema de holocracia es el que hemos adoptado en el modelo #CalpComunica, el nuevo modelo de comunicación de las administraciones públicas que estamos desarrollando en el departamento de comunicación del Ayuntamiento de Calp (Alicante).

Ya sea un sistema de holocracia o de jerarquía el departamento de comunicación tiene encomendadas una serie de funciones entre las que destacamos:

1) La organización del departamento de comunicación

Entre las funciones más importantes se encuentra la de la organización del propio departamento y de las personas que dependen del mismo con el reparto de funciones y tareas entre ellas.

Vuelvo en este punto a apostar por la necesidad de dotar de reglamentos de organización y funcionamiento a los departamentos de comunicación de la misma forma que los tienen otras áreas.

Creo además firmemente en equipos de trabajo en el que «todos saben hacer de todo». Nadie somos imprescindibles y además resulta mucho más práctico y operativo. Me llama mucho la atención cuando llamas a algún departamento y te dicen que no pueden resolverte una duda porque la única persona que lo sabe está de vacaciones.

Trabajar de forma colaborativa y en red en donde todos formamos un solo equipo es fundamental, sobre todo para poder ofrecer un mejor servicio a la ciudadanía. Eso no quiere decir que en ciertas cuestiones una persona puede tener más responsabilidad que otra pero cuanto más compartida sea mejor.

¿Y cómo solventamos las desigualdades de conocimiento? Pues compartiendo este conocimiento a través de la autoformación. Si una persona sabe más de una materia que las otras, pues enseña lo que sabe al resto. Un jefe que tuve y que sigue siendo un referente para mí, Pedro Valero, me enseñó que debía dedicar 1 hora al día de mi jornada de trabajo para formación, y eso incluye leer y aprender de otras personas que están en tu propia administración y tienen más conocimientos que tu.

Y esto es lo que estamos haciendo por ejemplo en el equipo de gestión de redes sociales que hemos creado en el Ayuntamiento de Calp, donde dedicamos una hora a la semana a la formación en redes sociales.

Si yo, por mis circunstancias, sé un poco más de redes sociales qué mejor que enseñarles a esas personas que también gestionan redes sociales del ayuntamiento para que la gestión que ellos después hagan sea mejor, y sea mejor para los ciudadanos.

2) Diseño y planificación de la estrategia de comunicación

El departamento de comunicación es el encargado de diseñar la estrategia de comunicación de la administración pública tanto interna como externa en coordinación con la dirección.

Y no sólo eso, sino que tiene que elaborar dentro de esa estrategia el plan de comunicación anual que debe contener todas las acciones a desarrollar.

Partiendo de las directrices de gestión política o de gobierno es el departamento de comunicación el que establece qué información se puede publicar, cómo se tiene que publicar, dónde se tiene que hacer…bajo la premisa del interés informativo y periodístico.

Ellos dicen qué y el departamento de comunicación dice cómo, cuándo y dónde hacerlo. No olvidemos que los expertos en comunicación son las personas que trabajan en ese departamento.

Esta es una de las funciones más complicadas de los departamentos de comunicación ya que ellos no están para comunicar lo que hace el político o política de turno sino para informar los servicios que se le ofrecen y toda aquella información que es del interés para el ciudadano.

En este artículo traté esta cuestión a raíz de la sentencia #PageCumple donde se condena por primera vez a un gobierno autonómico por hacer política en las redes sociales institucionales y el cual podéis leer pinchando aquí.

Ese diseño, planificación y elaboración de la estrategia de comunicación engloba diversos ámbitos. Los 4 más importantes son:

  • gestión de redes sociales
  • campañas de comunicación
  • marketing digital
  • organización de eventos

3) Responsable de la contratación de la publicidad institucional

Es el departamento de comunicación el que se tiene que encargar de decidir bajo criterios estrictamente profesionales e informativos cómo se contrata la publicidad institucional.

Entre otras cuestiones hay que someterse a la regulación normativa en este ámbito que en el caso de la Comunitat Valenciana se recoge en la reciente Ley 12/2018, de 24 de mayo, de publicidad institucional para el interés ciudadano y la concepción colectiva de las infraestructuras públicas .

El tema de la publicidad institucional ha sido siempre uno de los más controvertidos en las administraciones públicas ya que durante mucho tiempo ha sido utilizado para favorecer a algunos medios de comunicación respecto a otros.

En este sentido escribí este artículo en el que el Ayuntamiento de Calp aprueba que sea el personal técnico del departamento de comunicación el que determine con quién se contrata la publicidad institucional.

4) Relación con los medios de comunicación

Una parte importante del trabajo que se desarrolla en los departamentos de comunicación es la relación con los medios de comunicación.

A pesar de que la elaboración de notas de prensa es cada vez menor y tienen menos transcendencia también es verdad que no es este el único ámbito que vincula a ambos sectores de la actividad periodística.

El departamento de comunicación de una administración pública da respuesta, apoyo y colabora con la emisión de medios de comunicación, elabora documentación para reportajes, gestiona entrevistas, etc…

5) Responsable de la comunicación interna del ayuntamiento

Aunque la comunicación interna sigue siendo la gran olvidada de las administraciones públicas pronostico que en los próximos años las acciones de comunicación en este área van a experimentar un aumento espectacular por las grandes ventajas que reporta a las organizaciones.

En este artículo traté la importancia de la comunicación interna en las administraciones públicas.

6) Responsable de la gestión de marca, identidad corporativa, reputación y posicionamiento

Si algo ha identificado a las administraciones públicas es el poco interés por aspectos como la gestión de marca o la identidad corporativa cuando ha sido práctica habitual que un nuevo gobierno llega al poder y lo primero que hace es cambiar todos los logos y los nombres de todos los ministerios, departamentos o conserjerías.

Los departamentos de comunicación tienen que velar porque desde que el logo que sale en un folleto sea el adecuado, hasta que la imagen que se proyecta en redes sociales sea la que corresponden a la administración pública.

El desarrollo de internet y las redes sociales ha provocado que aparezcan nuevos conceptos como la reputación online y el posicionamiento online, aspectos también importantes para las administraciones públicas ya que ya no se trata sólo de estar en internet, sino de cómo estamos en internet.

7) Asesoramiento en materia de comunicación

En este artículo sobre comunicación y redes sociales todo el mundo entiende trataba la cuestión sobre la función de asesoramiento en temas de comunicación. Parece lógico que al igual que se plantean las dudas y cuestiones sobre medio ambiente al departamento de medio ambiente, y las de urbanismo al departamento correspondiente, no sería descabellado pensar que si hay que asesorar, opinar o aconsejar en temas de comunicación sea el personal técnico de dicho departamento el encargado. Aunque no suele ser lo habitual ya que todo el mundo parece entender de temas de comunicación.

Seguramente podríamos añadir alguna función más a las descritas más arriba, y os emplazo a que si creéis que se puede añadir alguna más me lo hagáis llegar a mi correo:

contacto@amalialopezacera.com

Podemos seguir la conversación en:

 

 

Amalia López Acera

Experta en gestión de redes sociales y marca personal en las administraciones públicas.



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3 Comentarios
  • Edurne
    Posted at 14:11h, 22 marzo Responder

    Amalia, muy interesante este articulo.
    En nuestro ayuntamiento no existe un Departamento de Comunicación como tal. La comunicación lo gestiona cada departamento, En este caso yo el de cultura, que mi labor consiste solo en la difusión de los eventos que organizamos a los medios de comunicación y en las redes.. Observando las fases de la comunicación que planteas y su planificación, este ¿valdría para un departamento de cultura? Me podrías recomendar alguna lectura sobre la comunicación y sus fases ¿en el ámbito cultural ?. ¿ Como hacemos en Ayuntamientos que no existe un Departamento como tal?

    Gracias, y un buen trabajo.

    • Amalia López Acera
      Posted at 14:01h, 25 marzo Responder

      Hola Edurne, el modelo de comunicación que planteo puede ser para una organización en su conjunto como para un departamento en concreto lo único que sería a la escala y dimensión del mismo. Aquí te dejo un listado de guías y manuales gratuitos y para descargar sobre redes sociales y comunicación en administración pública que te pueden ser de ayuda. Un saludo!!!

  • Pilar Flores Batanero
    Posted at 10:39h, 09 mayo Responder

    Buenos días. A través del INAP, al haber sido admitida a uno de los cursos, me he unido a la Comunidad Comunicación Pública, precisamente porque es un tema interesante y poco y mal utilizado. Trabajo en el actualmente denominado Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, y coincido en los planteamientos que expones. Si en Administraciones Locales o Autonómicas es complicado que los responsables tomen conciencia de la importancia de un departamento de comunicación tal y como lo planteas, en un Ministerio, aunque se le suponga proximidad social, como es el caso del Ministerio de Trabajo, es impensable…de momento. Espero que estos conceptos que expones tengan amplio eco, yo por mi parte, retengo la idea. Gracias y un saludo.

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