Es muy habitual escuchar que las administraciones públicas son inmovilistas (por naturaleza), que se resisten al cambio (por vocación) y que están en el lado opuesto a la innovación (porque sí).
Es verdad que hay una parte (importante) de la administración que es así, mejor dicho, una parte importante de los empleados públicos que sí son reacios a cambiar su forma de trabajar y a abandonar eso que tanto se oye hablar de “su zona de confort”.
Pero no todos las administraciones son así, ni todos los que trabajamos en ella tampoco. Hay gente que apuesta por hacer las cosas de forma diferente, por cambiar y mejorar su forma de trabajar y que no tienen miedo a los cambios, simplemente necesitan que alguien “provoque” ese cambio.
Desde hace unos meses llevo intentando poner en marcha en el SERVEF un sistema de vídeo conferencias para que podamos realizar reuniones de trabajo, algo que tiene especial sentido si hablamos de una administración como la nuestra que cuenta con una red de 55 oficinas repartidas por toda la Comunitat Valenciana además de centros de formación, servicios territoriales y centrales.
Ha habido que pasar por el proceso de comprar las webcams (pocas de momento), hacer las gestiones necesarias para poder utilizar la plataforma de Webex de la Generalitat Valenciana, familiarizarnos con la aplicación haciendo pruebas internas. Pero quedaba la parte más importante, y es que los destinatarios de la misma vieran las ventajas que este sistema tiene y lo utilizasen en su día a día.
Esta misma semana se ha hecho realidad: los miembros del equipo de Eures de la Comunitat Valenciana han sido los primeros que me han pedido organizar una reunión entre los coordinadores de Alicante, Valencia y Castellón. Con todos los problemas que suele conllevar poner en marcha una nueva aplicación tecnológica (o no funcionan los cascos, o el sonido no es buena, etc…) pero al final pudieron tener su primera reunión sin que los compañeros de Alicante y Castellón tuvieran que desplazarse hasta Valencia.
¿Ventajas del sistema?
– Ahorro de costes de las dietas de desplazamiento. Con una sola dieta se sufraga el gasto de la webcam que no llega a 20 euros.
– Ahorro de tiempo para las personas que tienen que desplazarse lo que repercute en la productividad y el servicio que se ofrece a los ciudadanos.
– Poder mantener muchas más reuniones de coordinación ya que en cualquier momento se puede montar una, algo inviable cuando hay que desplazarse, lo que permitirá ser más eficaces y eficientes en nuestro trabajo.
En cuanto a las desventajas es que se pierde el contacto humano, pero adoptar el sistema de videoconferencia para reunirse no quiere decir que dejes de mantener reuniones presenciales de vez en cuando.
Quiero desde aquí felicitar a todo el equipo de Eures por su proactividad, por implicarse en esta nueva iniciativa, por tener ganas de aprender e innovar, y sobre todo porque vienen a demostrar que en las administraciones públicas otra forma de trabajar es posible, sólo hay que provocar el cambio.
Celia Ruiz
Posted at 11:25h, 08 junioEnhorabuena Amalia, qué alegría saber que ya se vayan extendiendo estas iniciativasen nuestra organización, comentar que también un grupo de técnicos de formación del Servef de Castellón, Valencia y Alicante, llevamos unos meses trabajando en un proyecto de validación de contenidos digitales de Competencias clave. Para ello hemos creado una comunidad privada en la red social Google + donde hemos trabajado en equipos, compartiendo documentos y realizado numerosas videoconferencias utilizando los Hangouts de Google. Trabajar en tiempo real la edición de documentos, debatir y reflexionar como si estuviéramos en una misma sala han sido experiencias muy gratificantes para todos. Se olvidan las limitaciones geográfica y se establecen vínculos y relaciones laborales estrechas, fluidas y eficaces.
El siguiente paso, trasladar estas experiencias con herramientas colaborativas y de comunicación corporativas, a compañeros/as a través de la formación y la participación grupos de trabajo en un curso del IVAP que comienza esta misma semana en Alicante.