Hace unas semanas impartí un seminario online para la Escuela de Administración Pública de la Junta de Castilla y León (ECLAP) sobre técnicas y herramientas para ser más eficaces y productivos en nuestro trabajo. En dicho seminario me comprometí a recoger en un artículo todas esas herramientas y aquí está, con dedicatoria especial a los más de 100 alumnos que participaron en dicho seminario.

Lo primero de todo es que a muchos le puede sorprender el hecho de que se plantee un seminario sobre herramientas para ser más eficaces en las administraciones públicas cuando precisamente, se nos acusa de ser todo lo contrario.

Somos muchos los que creemos que otra forma de trabajar es posible, y recuerdo todavía una conversación en coche de camino a una conferencia con David Rey Jordán donde descubrimos que los dos éramos auténticos frikis de la efectividad.

El desarrollo de internet y la aparición de nuevas tecnologías y aplicaciones digitales ha revolucionado nuestras vidas. Y si bien utilizamos muchas de esas aplicaciones cuando salimos a correr, para calcular nuestros gastos mensuales o para aprender idiomas, apenas las utilizamos en cambio para trabajar.

Y es que no se trata de trabajar más para que nos den más trabajo, se trata de trabajar de forma diferente. Esto no es algo nuevo, la GTD (Getting Things Done ) que popularizó David Allen allá por los años 80, propone un método para poder organizarte de forma más eficaz.

¿Por qué hay personas que son capaces de hacer cientos de cosas y en cambio a otras se les va el día y no han hecho casi nada? Pues bueno, la clave es la organización del tiempo y el evitar a los llamados «ladrones del tiempo» entre los que encontramos, al WhatsApp, las notificaciones de redes sociales, las llamadas de teléfono o los correo electrónicos.

Pero si vamos un paso más allá y analizamos nuestra forma de trabajar, seguro que podemos reducir y simplificar otro tipo de tareas que nos van a permitir sacar «tiempo extra» para dar más valor añadido a nuestro trabajo.

Pongamos un ejemplo: si yo tengo que hacer siempre un mismo tipo de informe lo más lógico es que haga una plantilla y la guarde para sucesivas ocasiones. Así, la próxima vez que tenga que hacer ese tipo de informe, ya tendré la plantilla hecha y dispondré de más tiempo para lo que es verdaderamente importante, el contenido del informe.

Bien, pues partiendo de esa base de simplificar el trabajo y sobre todo mejorar la efectividad, aquí os dejo algunas de las herramientas, técnicas y aplicaciones que yo utilizo para lograr ser más eficiente y productiva en mi trabajo:

La técnica del Pomodoro

Uno de los problemas que nos encontramos en los lugares de trabajo es sin duda la dificultad para poder concentrarnos y mantener la atención. Las distracciones son continuas y nos hacen perder tiempo, ya que si estamos haciendo una tarea y nos interrumpen (teléfono, notificaciones o visitas) después cuesta volver al punto donde lo habíamos dejado y retomarlo.

Desde que descubrí la técnica del pomodoro reconozco que soy una fan de la misma. Esta técnica fue desarrollada en los años 80 por Francesco Cirillo y se basa en la teoría de que no podemos mantener la atención absoluta sobre una actividad durante más de 25 minutos, es a lo que él denomina, pomodoros.

A partir de los 25 minutos la atención decae y puede pasarnos que estemos 1 ó 2 horas para terminar algo y no seamos capaces de hacerlo. Pues bien, si hacemos una pausa de 5 minutos y después retomamos la misma actividad u otra diferente, volveremos a alcanzar de nuevo la concentración total.

Es llevar a la práctica eso que hemos dicho en más de una ocasión: «si me dejan sola y no me molesta nadie durante 20 minutos acabo este informe». Pues bien, si ese es tu caso, esta es tu técnica.

Hay múltiples Apps gratuitas de la técnica del pomodoro que te puedes descargar en el móvil o en la web y yo la utilizo de la siguiente manera:

• A primera hora de la mañana decido cuáles son esas 4 ó 5 tareas importantes que requieren toda mi atención y que tengo que hacer si ó si.
• Me pongo mis cascos con mis listas de Spotify y durante ese tiempo no cojo ni el teléfono fijo ni el móvil, es decir, intento aislarme de todo y de todos.
• Pongo en marcha el temporizador de la app durante 25 minutos y trabajo concentrada en la tarea.
• Cuando me avisa que los 25 minutos han finalizado, pongo en marcha el temporizador de descanso durante 5 minutos en los que aprovecho para ir al baño, rellenar la botella de agua….
• Y vuelta al pomodoro. Cada 4 pomodoros puedes hacer un descanso más largo de 20 minutos pero en mi caso no puedo hacerlos seguidos, así que me suelo programar 2 pomodoros antes del almuerzo, y 2 ó 3 para después.

De esta forma sé que el trabajo que requiere más atención lo saco adelante sin problemas y tengo todo el tiempo restante para hacer tareas que no requieren tanta atención.

Antes de que utilizara esta técnica era habitual que me llevara muchas veces trabajo a casa porque no era capaz de concentrarme en el trabajo.

Al principio tuve reticencias con esta técnica, pero cuando empecé a utilizarla comprobé cómo en 25 minutos podía sacar adelante trabajo que para el que antes empleaba 1 ó 2 horas.

Trello

Es verdad que mucho del trabajo que realizamos lo hacemos de forma individual, pero no es menos cierto que también trabajamos de forma coordinada con otros compañeros.

Pues bien, es increíble si te pones a pensar la de tiempo que perdemos en precisamente eso, en coordinarnos, cuando ya tenemos herramientas gratuitas que nos facilitan ese trabajo como por ejemplo Trello.

Cuando conocí Trello pensé que era ideal para trabajar en equipo, pero también es verdad que para poder trabajar con ella los demás miembros del equipo deben conocerla y querer utilizarla. Así que de momento la utilizo para organizarme mi trabajo.

Yo tengo listas para todo: listas de cosas por hacer, listas de cosas pendientes, listas de artículos por escribir….vamos, listas hasta el infinito y más allá. Pues bien, para mi Trello es como ese corcho que teníamos en nuestras habitaciones donde poníamos pos-it pero ahora tenemos cards de tareas por hacer, llamadas pendientes…  en diferentes listas que te permite visualizarlas, moverlas, modificarlas….

Es una forma de tener organizado todo mi trabajo, y no sólo eso, también tengo incluidas todas esas otras tareas familiares y personales.

Os animo a utilizarla porque además es gratis. Conozco ya algún departamento de la administración pública en el que sus miembros lo utilizan para trabajar, y en el que todos tienen acceso al mismo y van viendo cómo se va desarrollando el trabajo que hay que hacer.

Incluso permite si una persona se pone enferme asignar sus tareas pendientes a otra. Muy útil la verdad.

Feedly

Muchos de vosotros seguro que utilizásteis Google Reader, aquél lector de RSS que nos facilitaba tanto la vida y que en 2013 dejó de funcionar.

En aquellos momentos había que buscar una alternativa y después de probar algunos me decanté por Feedly. ¿Cuáles son las ventajas de Feedly?

• Cuando sigues a más de 300 blogs el simple hecho de que te lleguen los correos electrónicos con cada nueva entrada puede ser un incordio. De esta forma tengo en un único espacio todos los blogs.
• Crear carpetas por temáticas donde vas incluyendo cada blog (marca personal, redes sociales, marketing…) y así en cada momento veo cuál es el nuevo contenido que hay en cada uno de ellos ya que te los organiza según los autores van publicando.
• Suelo dedicar todos los días 30 minutos (podría ser un pomodoro) a leer el nuevo contenido publicado en los blogs que sigo. Busco la carpeta que me interesa y me aparecen ordenados cronológicamente los artículos.
• De una forma muy rápida y sencilla tengo acceso a toda la información generada en los ámbitos profesionales que me interesan.

Por cierto, no te olvides de incluir mi blog en tu Feedly!!!

Evernote

Aquí viene uno de los grandes, no sé que sería mi vida sin esta herramienta. Evernote es el gran organizador. Antes de utilizarlo reconozco que perdía muchísimo tiempo e información, ya que a lo mejor leía un artículo que me parecía muy interesante y no sabía que hacer para poder localizarlo más tarde y o bien confiaba en mi memoria, o me lo envía a mi correo electrónico.

También me pasaba que a lo mejor me venía una idea genial para escribir un artículo o para un proyecto, pero justo me pillaba esperando el autobús y tenía que buscar corriendo mi libreta y un boli que seguramente en ese momento no tenía. Por lo que, adiós idea.

Pues bien, apareció Evernote y todo cambió. Ahora si tengo una idea genial y estoy en la parada del autobús hago una grabación de sonido y lo incluyo en Evernote, así de sencillo. Si voy por la calle y veo un cartel que me interesa, hago una foto y lo guardo en Evernote. Si leo un artículo en el ordenador voy a compartir y lo guardo en Evernote.

Es decir, tengo toda la información que me interesa con independencia del soporte en el que esté. Tengo creadas carpetas por temáticas y en cada una de ellas voy incluyendo el material que voy incorporando. Una de las carpetas que más me gusta es la «ideas para artículos del blog» ya que ahí voy dejando ideas y artículos que luego me ayudan a decidir sobre lo que voy a escribir.

Marcadores de Google

Otro de los imprescindibles. Los marcadores de Google son la forma más sencilla de tener organizadas todas esas webs que consultas habitualmente y muy especialmente aquellas que haces de forma esporádica.

Y es que confiamos mucho en nuestra memoria, pero a lo mejor tenemos que localizar la web del Ministerio de Cultura, por poner un ejemplo, y está claro que podemos poner en el buscador de Google Ministerio de Cultura, pero tendremos que ir viendo cual de todas las opciones que nos ofrece es la correcta.

Pues bien, si es una web que vamos a consultar en más de una ocasión si la tenemos en una carpeta de marcadores de Google ahorraremos tiempo, ya que la tenemos ahí «anclada».

Además, esto evita lo que yo llamo «apartarse del camino», es decir, ir a buscar la página web del Ministerio de Cultura y terminar no sabes cómo consultando viajes para Viena en Navidad.

Listas de Twitter

Son sin duda una de las grandes herramientas para tener organizada la ingente cantidad de información que se genera en esta red social.

Además es una funcionalidad que no encontramos en ninguna otra red social.

Cuando me dicen: «tu te pasarás todo el día en Twitter, no?» pues la verdad es que no, suelo consultarlo como mucho 20 minutos al día y eso es gracias a que utilizo las listas de Twitter.

Tengo creadas más de 70 listas (entre públicas y privadas) en las que incluyo aquellos perfiles que me interesan según la temática. Por ejemplo, para mi trabajo en el Servicio Valenciano de Empleo me interesa saber por ejemplo qué publican en Twitter el resto de servicios públicos de empleo de España.

Pues bien, tengo 2 opciones: una es ir uno por uno a cada uno de sus perfiles y ver que es lo que han publicado. O bien, crear una lista en la que tenga sólo los perfiles de esos servicios públicos de empleo y así en 5 minutos puedo ver todo lo que han publicado, y si hay alguna información interesante la leo.

Si queréis saber más sobre cómo funcionan y cómo se crean las listas de twitter aquí tenéis este artículo.

Trabajar en la nube

Esta sí que es una de herramientas que ha revolucionado la forma de trabajar, es lo que llamamos trabajar en la nube y no es más que poder trabajar con el mismo documento desde diferentes dispositivos.

Los sistemas más conocidos son Dropbox y Google Drive.

¿En qué consiste eso de trabajar en la nube? Pues básicamente es que yo puedo empezar a escribir un informe en el ordenador de mi trabajo. Puedo leerlo y modificarlo desde el móvil mientras espero para entrar en la consulta del médico, y puedo finalmente acabarlo en la tablet en mi casa. Es trabajar un mismo documento desde diferentes dispositivos de forma online.

Uno de los usos más extendidos es que alguien crea una carpeta y todos pueden subir y compartir sus fotos directamente sin tener que enviarlas.

Y además, podemos hacerlo si queremos entre varias personas. Es olvidarte por ejemplo de escribir un informe, mandarlo por correo electrónico, descargarlo en el ordenador, modificarlo y volverlo a enviar y darle a actualizar.

También es una seguridad, ya que si perdemos nuestro portátil o el pendrive nos dará igual, ya que está alojado en la nube y podemos acceder a él desde cualquier dispositivo. Cuando voy a cualquier conferencia siempre llevo la presentación en Drive, me da la tranquilidad de que puedo subirla en cualquier momento e incluso puedo ir repasándola en el móvil mientras voy en el tren.

Reuniones virtuales

Si nos pusiéramos a contabilizar el dinero que se invierte y el tiempo que se pierde en reuniones, seguramente seríamos más consecuentes con ello y las reduciríamos. Soy contraria a las reuniones tal y como están planteadas: se deberían convocar única y exclusivamente cuando fueran necesarias y no porque sí.

Se debe además facilitar la información con anterioridad y los puntos que se van tratar y que no pase como en muchas ocasiones, que no sabemos a lo que vamos.

Si en la reunión se van a tratar diferentes cuestiones deberíamos estar presentes sólo en aquellos puntos que nos afecten, y siempre que se pueda se deben realizar a través de videoconferencia para evitar desplazamientos.

Yo hay veces que me planteo: si una administración pública convoca una reunión a la que asiste personal directivo, técnico, etc… y van unas 10 ó 15 personas y están reunidas 2 ó 3 horas, ¿a cuánto nos sale la hora de reunión? A lo que habrá que añadir el tiempo destinado a desplazamientos y la correspondiente dieta para gastos.

Creo que desde las administraciones públicas tenemos que empezar a ser más responsables con este tipo de actuaciones, por lo que soy una gran defensora de los sistemas de reunión por videoconferencia. Si, es verdad, hay que comprar una webcam, pero en el peor de los casos no superará los 30 euros.

Los sistemas más habituales son Skype y Hangouts de Google. Y no hay ninguna razón que justifique el porqué su uso no está generalizado en nuestras administraciones públicas. Si acaso las reticencias para adquirir nuevas habilidades digitales, o más bien a utilizarlas en el ámbito laboral.

Así que ya sabes, si quieres que nos reunamos algún día, tendrá que ser por videoconferencia.

Mensajería instantánea

Algunos grupos de WhatsApp o Telegram se han convertido en una auténtica pesadilla, pero también es verdad que si sabemos utilizarlos correctamente nos pueden ayudar a simplificar tareas en el ámbito profesional sobre todo a nivel comunicativo y de organización.

Si un departamento o sección crea un grupo de WhatsApp puede utilizarlo para intercambiar información, dar avisos a todo el grupo sin que sea necesario ir uno por uno, enviar documentos, indicaciones, etc…

Por lo que veo a mi alrededor esta si que es una práctica bastante generalizada.

Gestor de contraseñas

¿Cuánto tiempo has dedicado a recordar contraseñas o lo que es peor, a tener que recuperarlas porque se te han olvidado contraseñas?

El hecho de que cada vez tengamos más contraseñas y de que se nos recomiende que no utilicemos siempre las mismas, o que sean muy sencillas, dificulta el que podamos recordarlas.

Pues bien, eso era ante de tener los gestores de contraseñas con los que puedes guardar todas tus contraseñas, y simplemente cuando accedas a cualquier plataforma, cuenta de correo, etc.. el se encargará de ponerla.

Hay muchos gestores pero yo utilizo el de Avast que además es gratuito.

Doodle

Montar un reunión puede ser un auténtico quebradero de cabeza para a la hora de coordinar horas y fechas en las que todos los participantes tengan disponibilidad.

Hasta que llegó Doodle. Lo que hace esta aplicación, entre otras funcionalidades, es facilitar el poder convocar una reunión o encuentro, aunque puede se puede utilizar también para organizar una cena de amigos.

El organizador propone unos fechas, días u horas y envía un enlace por correo electrónico a todos los interesados. Cuando ellos lo abren seleccionan la opción que mejor les viene y después sólo hay que ver cuál de las opciones es la mayoritaria.

Además, todos los participantes verá lo que ha votado el resto.

Redes sociales

Las redes sociales se están convirtiendo en un lugar ideal para poder conectarnos y relacionarnos. Hasta ahora estaban los grupos de LinkedIn y de Facebook que permitían que un grupo de personas tuviera un espacio privado en el que poder relacionarse y compartir información.

En mi caso con los compañeros del SERVEF tenemos un grupo privado en LinkedIn que nos sirve de punto de encuentro en esta red social profesional, y donde aprovechamos para compartir recursos que encontramos en internet y que son de utilidad para nuestro trabajo.

Las propias redes sociales se han dado cuenta del potencial que las mismas tienen para las organizaciones, y conscientes de que uno de los principales problemas de las mismas es la falta de canales que faciliten la comunicación interna, están trabajando para ofrecer más servicios en este ámbito.

Es el caso del WorkPlace de Facebook que permite crear un Facebook propio para cada empresa u organización, el cual es independiente de la red social, pero mantiene todas sus características y funcionalidades.

Todavía está en fase de desarrollo y Facebook ha anunciado que cobrará a la entidad que la cree un precio aunque se prevé que sea simbólico.

Yammer

Y es que como decíamos antes uno de los principales problemas que tienen las organizaciones, y muy especialmente las administraciones públicas, es la gestión de la comunicación interna ya que hasta ahora, el interés por este campo ha sido prácticamente inexistente.

Ya hay administraciones públicas que han apostado por Yammer para crear una red social propia en la que los trabajadores entrará con su correo electrónico y donde podrán subir información y documentos, crear grupos por departamentos, participar en chats de forma privada…

Su diseño es muy parecido al de la red social Facebook lo que facilita la utilización de la misma.

Además es propiedad de Microsoft, lo cual permite integrar todos los servicios de Office 365 de correo electrónico, compartir documentos, etc…

De la misma forma encontramos otras plataformas como Slack o Confluence.

Si quieres saber sobre más sobre cómo pueden ayudar estas redes sociales corporativas a las administraciones públicas aquí tienes más información.

Calendarios y correo electrónicos sincronizados

El uso de estas herramientas empieza a estar generalizados ya sea a través de Outlook o Google Calendar donde podemos tener sincronizados reuniones, tareas y actividades. Además son 2 estupendos gestores para las agendas de contactos.

Y es que estas dos herramientas nos permiten compartir y sincronizar calendarios entre los miembros de una misma organización.

Sistemas y procesos para todo

Como he comentado en alguna ocasión soy fan de la efectividad, de la productividad, e incluso de lo que llama Isra García, ultraproductividad. Eso me lleva a haber creado sistema y procesos para simplificar mi trabajo y que van desde:

• Reaprovechamiento de la información y el trabajo. Y os pongo por ejemplo este mismo artículo. Tuve que preparar un seminario sobre esta temática con lo que supuso de selección de las mejores herramientas, contenido, etc… pues bien, ese trabajo me ha servido de base para hacer este post, y la presentación del seminario readaptada me puede servir para hacer una propuesta en mi organización para implantar por ejemplo el WorkPlace de Facebook.
• Tener diferentes cuentas de correo según para qué las use (trabajo, personales, publicidad…) aunque todas pueda visualizarlas desde sólo una cuenta. Eso me permite saber que si miro la cuenta del trabajo, sólo tendré correos importantes, y no estará mezclados con los que te envían de publicidad. Esto evitará que me distraiga por ejemplo con las ofertas publicitarias que nos envían o la última entrada en un blog que por el título ves que es muy interesante. Cada cosa, a su tiempo y en su lugar.
• Intentar mantener limpia siempre la bandeja de correo. Para ello en cuanto recibo un correo lo traslado a una lista de tarea o actividad en Trello y lo guardo en las carpetas y el resto, a la papelera.
• No tengo papeles y aquellos documentos importantes los tengo escaneados. Tengo una carpeta en Google Drive con el DNI, títulos, currículums estandar o simplificado, foto de perfil para enviar a jornadas… lo que me permite responder con mucha rapidez cuando me piden cualquier tipo de documentación.
• Plantillas para casi todo. Mucho del trabajo que hacemos es repetitivo o tiene el mismo esquema así que si tengo que hacer por ejemplo un correo electrónico que se va a repetir en más ocasiones, lo guardo en una carpeta de plantillas y así tengo el trabajo hecho. Lo mismo que incorporar los pies de firmas en los correos. En definitiva, intentar simplificar al máximo el trabajo.

Sin duda hay muchas más herramientas, aplicaciones y sistemas, y algunas de ellas hacen auténticas maravillas. Os animo a probarlas ya que como en todo, cada uno tenemos nuestras preferencias y necesidades, y seguramente unas se adapten mejor que otras.

Y tú, ¿qué sistemas, herramientas y aplicaciones utilizas para aumentar la productividad y efectividad de tu trabajo? Espero vuestros comentarios.

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