Los gabinetes de comunicación son cada vez más relevantes tanto para empresas, instituciones como administraciones públicas. Me apetecía mucho conocer la opinión de una mujer que es experta en esta materia. Se trata de la periodista Sandra Ruiz González que durante 10 años ha sido responsable de FENAVIN, una de las mayores feria del vino en España y que en la actualidad trabaja para Repsol. Sandra es una experta en gabinetes de comunicación y tiene un Máster en Comunicación Corporativa e Institucional.

Aquí os dejo el post que ha escrito con las claves que definen los nuevos gabinetes de comunicación. Si queréis saber más sobre ella aquí tenéis su web Sandra Ruiz González.

En toda empresa o entidad pública existen muchos contenidos que se pueden transmitir, y una buena gestión de la comunicación es fundamental para el logro de los objetivos empresariales o institucionales.

La comunicación es una herramienta imprescindible en toda compañía u organismo, ya que necesita ser noticia, aparecer en los medios de comunicación y redes sociales y para ello, se requiere dedicar tiempo y esfuerzo en la comunicación de la empresa o institución.

Un gabinete de comunicación se encarga de planificar y desarrollar la estrategia de comunicación de una institución, con el claro objetivo de conseguir una opinión pública favorable para la misma, para sus responsables o, simplemente, para sus productos, o lo que es lo más importante, un vehículo de expresión entre la empresa y la sociedad para mantener viva la imagen de que lo que es, existe.

En el siguiente artículo detallo las 10 claves que debe tener en cuenta un gabinete de comunicación de una empresa, institución o administración pública para poder adecuarse a los nuevos tiempos que corren.

1.- Conocer el sector

Un profesional que trabaja en un gabinete de comunicación debe conocer en profundidad todas las novedades, servicios y planes de futuro de la institución para la que trabaja.

Además, debe estar al tanto de las nuevas tecnologías y de las estrategias de comunicación online que están en constante evolución, pues las redes sociales e internet, en general, han traído nuevos canales de comunicación y herramientas que el gabinete de comunicación debe conocer y utilizar como el diseño gráfico; marketing y publicidad; la generación de un contenido de calidad y atractivo o el uso eficiente de las redes sociales.

2.- Buena relación con los medios de comunicación

Es fundamental que un gabinete de comunicación tenga una excelente relación con los medios de comunicación, ya que éstos son los encargados de transmitir al ciudadano las actividades que una institución o empresa realiza.

Es imprescindible mantener una relación cordial, profesional, transparente y permanente con los periodistas que componen todos y cada uno de los medios informativos con los que trata una empresa u organización, para que de este modo puedan transmitir a la ciudadanía los mensajes que la administración o institución le interesen.

Además, deben estar siempre en contacto con los medios de comunicación y conocer sus necesidades y contenidos. Debe estar disponible como portavoz de la organización y debe atender las necesidades informativas de los medios a través de notas de prensa, ruedas de prensa o entrevistas.

3.- Comunicación interna

La comunicación interna de las empresas o instituciones también desempeña un rol protagonista en la estrategia de las organizaciones. Impacta directamente sobre la gestión diaria y en los resultados finales de la institución.

Toda entidad, ya sea pública o privada, debe desarrollar una adecuada política de comunicación interna, comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador.

Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.

No olvidemos que las empresas son lo que son sus equipos humanos, por ello, motivar es mejorar resultados.

La comunicación interna ayuda a difundir su política y su propia identidad y encauza el flujo de información, en especial sobre temas fundamentales.

4.- Comunicación online

Si en el entorno offline es importante tener una marca clara y una historia que la respalde, en la comunicación online lo es aún más.

Una comunicación online eficiente ayuda a conectar a la empresa con su público objetivo, a la vez que se da a conocer.

Estar presente en internet no solo es conveniente por los cambios que se producen en la red sino que ayudará a fidelizar usuarios y a conseguir atraer a otros nuevos.

5.- Plan de Comunicación

Todo gabinete de comunicación debe tener un plan de comunicación para conseguir las metas y objetivos marcados por la institución.

El Plan de Comunicación debe tener tres características fundamentales: ser estratégico, es decir, debe estar asociado a la gestión estratégica de la organización; flexible, para introducir cambios durante la elaboración y su aplicación e integral: no se puede perder de vista la dimensión global de la institución.

6.- Comunicación de crisis

El gabinete de comunicación también es el responsable de resolver una comunicación de crisis, es decir, aquella situación especial en la que se encuentra una empresa o institución y que le afecta de forma negativa.

En estos casos, es muy importante que todo el mundo esté muy informado, que los implicados se sientan escuchados y que la información llegue a las personas que tengan que llegar.

Igualmente, se debe nombrar un portavoz que sea la única persona que responda a las posibles preguntas de los periodistas y facilite información veraz sobre las gestiones en relación a la crisis.

7.- Asesoramiento en estrategias

Los gabinetes de comunicación no solo ofrecen servicio de comunicación sino también de asesoramiento en estrategias. Orientan a las organizaciones sobre cómo deben comunicar ciertos contenidos, de qué forma y a qué medio de comunicación dirigirse, por poner un ejemplo.

Ante cualquier imprevisto, el profesional de la comunicación debe conocer la solución para dar ofrecer la mejor comunicación corporativa.

8.- Herramientas para gestionar de forma eficaz la comunicación

Los gabinetes de comunicación además de gestionar la comunicación a través de los tradicionales soportes informativos para los medios offline: notas de prensa, ruedas de prensa, entrevistas, declaraciones, comunicados… debe establecer una comunicación estratégica online, con ayuda de todas las herramientas y los canales por los que una empresa puede comunicarse a través de internet para dar a conocer su marca y sus productos o servicios.

En los gabinetes de comunicación se deben planificar acciones para conseguir que la compañía o entidad aparezca en televisión, en prensa general, en internet, etc… pero siendo, eso sí, siempre noticia.

Y cuando se trata del lanzamiento de nuevos productos y servicios, el gabinete de comunicación debe organizar la comunicación del evento, antes y después. Se trataría de la coordinación del evento, comunicarlo a los medios para que asistan, y además preparar un Q&A (preguntas y respuestas) con periodistas y usuarios, para que cualquier duda que surja sea respondida de la mejor manera posible.

9.- Identidad visual corporativa

La comunicación de una institución no está formada solo por palabras, en ella se incluyen también los elementos identificativos y no verbales: logo, símbolos, los colores y la tipografía corporativa, entre otros.

La unión y un adecuado uso de todos estos componentes generan una comunicación eficaz. En comunicación no hay margen para la improvisación, todos los elementos visuales deben ser medidos y estudiados previamente.

La identidad visual corporativa hace que los públicos reconozcan más fácilmente una empresa o institución. Resulta más fácil diferenciarse si se cuenta con una imagen propia, que refleje lo que es la institución o la empresa, y que esta sea más fácilmente reconocible y además resulta atractiva.

10.- Posicionar a la empresa como referente del sector

Tener una buena comunicación corporativa aporta notoriedad, beneficia la imagen de marca, posiciona como institución en el sector y permite demostrar los conocimientos y habilidades de una institución y su equipo dentro de ámbito o sector.

Todo ello refuerza la confianza de la empresa o institución por parte de los clientes, consumidores o ciudadanos.

Por todo ello, sólo los profesionales de la comunicación pueden conseguir que la comunicación corporativa obtenga un resultado óptimo y adecuado a las características de cada institución.

En definitiva, un buen gabinete de comunicación debe hacerse cargo de todo lo que conlleva la comunicación corporativa de una entidad: desde el nacimiento de la idea de comunicación, su elaboración, su envío hasta su aparición en los medios.

Un proceso que requiere tiempo y especialización. Ser noticia y aparecer en televisión, en prensa general, en radio o en las redes sociales no es tarea fácil y eso sólo lo podremos conseguir a través de un gabinete de comunicación.

Si quieres que Sandra te ayude a gestionar la comunicación externa e interna de tu empresa o administración puedes contactar con ella pinchando aquí

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