Redes sociales corporativas en las administraciones públicas

La comunicación interna es, entre otras, una de las asignaturas pendientes de las administraciones públicas españolas.

Mientras que poco a poco se van dando pasos en materia de comunicación externa y se abren nuevos canales de comunicación con los ciudadanos, la comunicación de puertas para adentro sigue siendo en la mayoría de los casos poca o ninguna.

En primer lugar vamos a definir lo qué son las redes sociales corporativas, ya que cuando nos referimos a ellas no estamos hablando de que nuestra administración pública tiene perfil en Facebook, Twitter o LinkedIn. Cuando nos referimos a redes sociales corporativas estamos hablando de redes sociales internas en las que sólo participan las personas que trabajan en dicha administración pública.

Aunque es verdad que las redes sociales generalistas (Facebook, Twitter…) permiten espacios de encuentro más o menos privados a través de los grupos, no es menos cierto que las funcionalidades que los mismos nos ofrecen son limitadas.

Por tanto, de lo que estaríamos hablando es de tener un «Facebook» propio y privado en el que los únicos que pueden registrarse, participar, publicar, etc. serían los miembros de esa administración pública. Un ejemplo de estas redes sociales corporativas las tenemos por ejemplo en el caso de la plataforma Edmodo que se está utilizando en el campo de la educación, y gracias a la cual muchos colegios cuentan ya con una plataforma que facilita la comunicación entre padres, profesores y alumnos.

Pero es en el ámbito empresarial dónde surgieron y se desarrollaron las redes sociales corporativas ya que, conscientes de la importancia que tienen la comunicación interna para las organizaciones, buscaron plataformas donde poder desarrollar la misma.  El uso de las redes sociales corporativas se está generalizando entre otras razones porque según un Estudio de McKinsey&Co aquellas empresas que utilizan redes sociales internas aumentan su productividad entre un 20 y un 25%.

[ctt template=»11″ link=»BDbN3″ via=»yes» ]Las redes sociales internas aumentan la productividad entre un 20 y un 25%[/ctt]

Pero, ¿cómo es posible que unas redes sociales contribuyan a aumentar la productividad?

Veamos algunas de las ventajas que las redes sociales corporativas podrían tener para las administraciones públicas:

1. Las redes sociales rompen el sistema de jerarquía existente en las administraciones públicas. La información dentro de las administraciones públicas generalmente parte de los niveles superiores de mando a los inferiores, que son los que la reciben, pero raramente se da el camino contrario. Pero si todos tuvieran la posibilidad de publicar información en igualdad de condiciones, esa barrera se eliminaría, al menos de forma física, ya que al principio nos encontraremos con mucha resistencia a participar de forma abierta y directa pero poco a poco iría desapareciendo.
2. Mayor rapidez en la comunicación y más efectiva. Es verdad que en los últimos años se ha mejorado y mucho la comunicación dentro de las administraciones públicas con la utilización de los correos electrónicos, pero los mismos presentan algunas limitaciones como que hay personas que no los abren (si, parece increíble pero muchas personas en las administraciones públicas creen que no tienen porqué abrir un correo electrónico e incluso que porqué tienen que tener una cuenta corporativa); la limitación en los archivos que se remiten…. Con las redes sociales estos problemas son fácilmente salvables.
3. Repositorio de documentos. La información en las administraciones públicas suele estar dispersa y en ocasiones es difícil encontrarla. Las redes sociales corporativas permiten tener bibliotecas en las que archivar la información generada en diferentes soportes y a la cual es fácilmente accesible por parte de todos los integrantes de la organización.
4. Reconocimiento del talento interno. Otro de los problemas de los que adolecen las administraciones públicas es que no se pone en valor el talento que existe en las administraciones públicas, entre otras cuestiones, porque el propio sistema jerárquico en que se basa limita el mismo. Las redes sociales corporativas permiten que este talento aflore al permitir que cualquier persona pueda compartir ideas, propuestas y proyectos y que sea la propia organización la que valore las mismas y no que una persona concreta (jefe, superior…) la bloquee sin tener en consideración la opinión de toda la organización. Nunca llegaremos a saber cuántas grandes ideas han quedado enterradas porque el jefe de turno no ha querido dar traslado a las mismas.
5. Favorecen la motivación. Si tenemos un canal en el que se incentiva la participación y la colaboración entre los diferentes miembros de la organización esto contribuye a aumentar la motivación de los que participan en la misma ya que se reconoce públicamente su trabajo y por tanto, anima a otros a sumarse a las mismas. Se trata de romper un cadencia nefasta en las administraciones públicas cuando oímos eso de «no propongas nada si total no te van a hacer caso».
6. Detecta e identifica problemas dentro de las administraciones públicas. Que dentro de los diferentes departamentos de una administración pública hay problemas no es algo nuevo. Pensemos que en muchos casos se trata de personas que llevan 10, 15 ó 20 años trabajando juntas y que cada uno de nosotros somos de una manera de ser, por lo que hay rencillas y tensiones que van más allá de lo profesional. Si se hace una «escucha activa» de esas mismas redes sociales puede permitir identificar dónde hay problemas y poder ponerles solución, lo que sin duda repercutirá en el ambiente y la calidad del trabajo que se realiza.
7. Acercar las redes sociales y las nuevas tecnologías a los empleados públicos. Son todavía muchos los empleados públicos que no tienen presencia en las redes sociales generalistas, por lo que aprender a manejarse en estas redes sociales corporativas que permiten un escenario más seguro y privado, puede ser una buena manera de perder el miedo a las mismas y comprobar las ventajas que las redes sociales nos pueden aportar en el ámbito profesional.
8. Favorecen el trabajo colaborativo. Si un departamento trabajaba en un proyecto, o bien creabas una carpeta que todos compartían, o bien enviabas un correo a todos. Ahora las redes sociales corporativas nos permiten compartir documentos «en la nube» en las que todos podemos trabajar, comentar, debatir y opinar en tiempo real. Nunca ha sido tan fácil trabajar en equipo.
9. Entornos más amigables para relacionarnos. Muchas administraciones públicas cuentan con intranets, que si bien han cumplido su función durante años, la mayoría de ellas no ofrecen algunas de las posibilidades que nos ofrecen las redes sociales corporativas actuales de compartir vídeos, imágenes, grupos privados, mensajería escrita e incluso poder hacer videoconferencia entre sus miembros.
10. Posibilidad de acceder desde cualquier dispositivo. Muchas administraciones públicas tienen limitado el acceso a documentos, intranets, etc.. y sólo puedes hacerlo desde el ordenador que tienes en tu puesto de trabajo. Algo obsoleto y demencial en el que prima que para poder trabajar hay que hacerlo en un punto concreto del planeta y en unas horas determinadas. Bueno, pues estas redes sociales corporativas permiten que podamos acceder desde cualquier dispositivo ya sea la tablet, el móvil o el ordenador de la casa de tu cuñado.
11. Permiten un mejor conocimiento de las diferentes áreas y departamentos de la propia administración pública. Uno de los problemas que tienen las administraciones públicas es que parecen trabajar por departamentos estancos como si no tuvieran relación los unos con los otros. Así oímos hablar de «los de personal», «los de intervención»… Si tenemos una plataforma única de comunicación en la que todos publiquen información sobre todos, sabremos más del trabajo que realizan otros compañeros.

Seguro que llegados a este punto muchos os preguntéis, ¿pero qué plataformas son esas? Bueno, pues algunas de las más conocidas son:

• Yammer
• Slack
• Confluence

[ctt template=»11″ link=»11bl9″ via=»yes» ]Yammer, Slack y Confluense son algunas de las plataformas para desarrollar redes sociales corporativas[/ctt]

¿Existen casos de administraciones públicas que las estén utilizando?

Pues parece que en este campo no se han hecho muchas cosas. He encontrado el caso de una administración pública que aunque desde el año 2014 están pagando la licencia de Yammer nunca la han puesto en marcha.

Sí que estoy siguiendo muy de cerca el trabajo que están haciendo en la Diputación Foral de Gipuzkoa que se encuentran en la fase piloto para poner en marcha una red social corporativa a medida.

En la Junta de Andalucía llevan desde el año 2010 trabajando en un proyecto que ha evolucionado hasta convertirse en una auténtica red social profesional basada en software libre y es la Red Social Corporativa de la Junta de Andalucía. Es quizá la red social corporativa más avanzada.

Entre las funcionalidades que ofrece esta plataforma se encuentran:

• Gestión de perfiles personales y de grupos abiertos y cerrados
• Sección de noticias
• Gestión de blogs
• Foros
• Enviar mensajes directos, en perfiles, en grupos
• Elaboración compartida de documentos
• Encuestas
• Poder realizar reuniones online a través de videoconferencia

En la actualidad utilizan la red más 22.000 personas, aunque sus usuarios potenciales está en los 240.000 empleados públicos de la Junta de Andalucía. La difusión de la misma se está haciendo poco a poco impartiéndose cursos de formación para enseñar y animar a los empleados públicos a utilizar la plataforma según me comenta Francisco Javier Domínguez Murillo, Jefe del Servicio de Gestión del Conocimiento y Redes del Instituto Andaluz de Administración Pública y uno de los artífices de dicha red.

Sin duda estamos en un momento de transición en el que se hace necesario establecer una nueva forma de organización y de relación en el seno de las administraciones públicas, y las redes sociales corporativas nos pueden ayudar en esta tarea.

¿Conoces el caso de alguna administración pública que esté utilizando redes sociales corporativas?

Espero vuestros comentarios.