Las administraciones públicas estaremos en el Congreso de Marketing de Almería

Poco a poco la comunicación, el marketing digital y la gestión de las redes sociales que se hace desde las administraciones públicas empieza a ser tomada en cuenta.  El Congreso de Marketing Digital que se celebra el 23 de marzo en Almería es una prueba de ello.

¿Por qué las administraciones públicas tienen que estar en un congreso de marketing digital y social media?

Entre otras razones por la importancia y relevancia que tiene este sector. No tenemos que olvidar que en España hay más de 8.000 ayuntamientos, a los que tenemos que sumar diputaciones, gobiernos autonómicos, ministerios y organismos públicos, y todos ellos “comunican” de una forma o de otra.

Es verdad que las administraciones públicas no nos hemos preocupado por aspectos relacionados con la comunicación, el marketing y las redes sociales, ya que en la mayoría de los casos estos organismos se han limitado a hacer comunicación política.

Sin embargo, hay un tipo de comunicación que está cobrando cada vez más fuerza y es la comunicación de servicio público, es decir, aquella que se hace por y para el ciudadano.

La aparición de internet ha tenido como consecuencia el desarrollo de nuevas plataformas y herramientas que facilitan la difusión de información.

Estamos asistiendo a un proceso en el que personas y plataformas que no tienen relación con la administración pública está difundiendo información generada por estas y con la que están consiguiendo visibilidad, y por tanto, ingresos económicos.

Os pongo un ejemplo. La página web de SEPE (antiguo INEM) es el lugar de referencia para informarnos sobre cuestiones relacionadas con las prestaciones por desempleo. Pues bien, durante mucho tiempo la información que aparecía en esa página web era tan enrevesada y complicada de entender que surgió una web, “Cita previa INEM” (hoy ha cambiado su nombre por “Lo entiendo“) en donde se explicaban esos mismos trámites pero de una forma clara y sencilla. ¿Qué pasó? Pues que la gente en vez de acudir a la página oficial del SEPE para informarse, acudía a la otra.

Hay que señalar que el SEPE aprendió de esta experiencia y tomó conciencia de que debía diseñar una página web más sencilla y “amable” para los ciudadanos. Podéis ver la nueva aquí.

¿Por qué pasa esto?

Entre las razones que encontramos para explicar esta situación se encuentra el hecho de que las administraciones públicas no sabemos comunicar, porque nunca nos hemos visto en la necesidad de tener que hacerlo.

Todavía son muchos los que piensan que son los ciudadanos los que tienen hacer el esfuerzo ya que solicitan o requieren algo de la administración. Sin embargo esto cambiando poco a poco y empezamos a ser conscientes de la necesidad de establecer nuevos canales de comunicación con los ciudadanos.

Por ejemplo, a la hora decidir la estructura de una página web de una administración pública, se hace más pensando en reproducir la estructura orgánica que en quiénes van a ser los usuarios finales de esa página web, es decir, los ciudadanos.

Y así vemos cómo se organizan los diferentes apartados de la web no por temas sino por nombres de direcciones generales, concejalías… y encima pretendemos que los ciudadanos sepan que competencias tienen cada una de ellas.

Y ojo, ahí no queda eso, sino que además cambiamos los nombres de los departamentos cada 4 años.

Soluciones

Entre las posibles soluciones se encuentra la necesidad de incorporar a las plantillas de las diferentes administraciones públicas a personas especializadas en temas de comunicación, marketing digital, diseño de páginas webs, infografías, contenido audiovisual, periodistas, community managers, especialistas en SEO…

Porque es importante tener claro que hay que profesionalizar estas funciones, y  que los encargados de desarrollarlas no son los departamentos de informática o documentación. De la comunicación se encarga el departamento de comunicación.

¿Qué hacemos mientras tanto?

El primer paso es conocer que se está haciendo en este ámbito tanto en otras administraciones públicas como en otros sectores profesionales. Y para ello es importante asistir a eventos, jornadas y congresos que nos pueden dar una visión de conjunto.

Llevo años asistiendo a eventos de marketing digital y redes sociales porque en ellos aprendo sobre aspectos relacionados con la comunicación que se están haciendo, además de tomar ideas para poder ponerlas en marcha en mi administración.

Es verdad que echaba de menos que se hablara específicamente sobre aspectos que afectan a las administraciones públicas. Pues bien, algo está cambiando y aquí tenemos el Costa de Almería Digital Day, en donde hablaremos sobre redes sociales en las administraciones públicas.

5 razones para asistir al Costa de Almería Marketing Day

Este Congreso se celebra por primera vez en Almería el 23 de marzo y podemos asistir tanto de forma presencial como online y entre las razones para participar en él encontramos:

La calidad de los ponentes

Profesionales como Miguel Florido, Miguel Ángel Trabado, Élia Guardiola, José Facchin, Álvaro Fontela, África Lucena, Ana Tranza, Rafa Sospedra, Iñaki Tovar, Fernando Ferreiro o Ana García Almedros de los que podemos aprender cuáles son las últimas tendencias en marketing digital, social media y digitalización. Aquí puedes consultar todos los ponentes y el programa.

Congreso Marketing Almeria

Todo en una jornada

Quién más y quién menos tiene una agenda complicada tanto de trabajo como de otras obligaciones por lo que destinar más de un día a un evento es complicado. Los organizadores han concentrado todas las ponencias en un sólo día con charlas de 30 minutos y es que en esto, como en otras muchas cosas de la vida, menos es más.

Máxima difusión

Será uno de los eventos de este año ya que además cuenta con un equipo de “tuiteros” que se encargarán de difundir todo lo que acontezcan durante ese día. Estarán entre otros Elena Lavagna, Toñi Rodríguez, Ángela Montoya, Mary O. Sole, Vanesa García Barahona, Sonia Duró Limia, Carlos de Blas, Marcio B. Barros, José Peña, Yacqueline López, Javier Layunta, Iulian Emil Suba y Yi Min Shum.

Para todos los bolsillos

Se han previsto diferentes tipos de entradas dependiendo de si quieres que se incluya o no el almuerzo, por ejemplo. También existe la modalidad online para aquellas personas que quieran asistir al Congreso pero no puedan desplazarse hasta Almería. Aquí os dejo unos códigos descuentos para cada una una de las entradas.

  • Cupón para entrada VIP con el  10% dto:  amaliavip
  • Cupón para entrada SENCILLA Y ALMUERZO incluido con el  20% dto:  amalia  
  • Cupón para entrada ONLINE con el  5% dto:  amalia streaming

Hacer contactos

Para mí es un uno de los principales motivos para asistir de forma presencial a un evento de este tipo, ya que nos permite conocer de primera mano a personas de nuestro ámbito profesional. En este caso esta propuesta es para hacer de “mediadora” de todas aquellas personas relacionadas con las administraciones públicas que vayan al Congreso, y es facilitar el que nos podamos conocer.

Podéis enviarme un DM a mi cuenta de Twitter @AmaliaLopezAcer y haré una lista de todas las personas interesadas y podemos quedar el día 23 en el Congreso para conocernos.

¿Te apuntas?

 

Congreso Marketing Almería

Cómo crear tu marca personal si trabajas en una administración pública

La marca personal se ha convertido en una de las principales estrategias si queremos buscar empleo o bien crear nuevas oportunidades profesionales.

¿Pero qué pasa en el caso de las personas que trabajamos en las administraciones públicas?

Se han puesto en contacto conmigo algunas personas que han leído el artículo sobre la importancia de la marca personal para los empleados y empleadas públicas y me han comentado, que si bien son conscientes de las ventajas que puede reportarles esa marca personal para su trabajo, no saben bien cómo pueden empezar a trabajar en ella.

Marca personal

Por ese motivo he escrito este post como pequeña guía o resumen de los pasos que tenemos que seguir para crear nuestra marca personal. No debemos tomarlo como algo inflexible, ya que no tienen porque desarrollarse de forma consecutiva, y unos elementos no tienen más importancia que otros, pero sí es importante que todos estén presentes.

Son los siguientes:

Especialización

Tenemos que tener claro que si queremos destacar y sobresalir en un ámbito profesional tenemos que diferenciarnos, y para ello deberemos apostar por la especialización.

Se trata de elegir un nicho o sector y trabajar para convertirnos en un referente en el mismo. Esto que parece muy sencillo es muy complicado de interiorizar, ya que tendemos a pensar que si nos especializamos estamos reduciendo oportunidades para llegar a todos.

En el caso de las administraciones públicas lo tenemos más sencillo, ya que la especialización en es todavía muy reducida, no tanto en cuanto al trabajo, sino a la visibilidad.

Fijarnos un objetivo

Si no sabemos en que ámbito queremos construir nuestra marca personal, mi consejo es que elijamos aquello que realmente nos guste y nos apasione. Y es que los más mayores éxitos profesionales se dan entre aquellas personas que trabajan en aquello que les apasiona.

¿Por qué? Pues porque vas a tenerle que dedicarle muchas horas, y si no te gusta lo suficiente no te apetecerá leer libros sobre el tema, o escribir un blog, y buscarás cualquier excusa para no ir a eventos.

En las administraciones públicas encontramos normalmente personas con una fuerte vocación profesional, como en el caso de la sanidad, la educación, etc… lo que ya es de por si una ventaja. Y si ese no es tu caso, prueba a especializarte en un ámbito o sector, sólo así tendrás alguna posibilidad de poder trabajar en ello.

¿Qué hacen otros profesionales?

No hay nada como ver qué hacen otras personas para tomar ideas, y sobre todo para darte cuenta de que si ellos pueden, ¿por qué tu no vas a poder hacerlo? Para ello nada mejor que lanzarse a Google a investigar.

También hay que saber donde podemos encontrar a las personas que trabajan en las administraciones públicas, y ahí nos pueden ser de ayuda las redes sociales específicas para este colectivo.

Si quieres saber más, en este artículo puedes informarte sobre redes sociales de las administraciones públicas y también sobre 10 razones para que un empleado o empleada pública estén en Novagob, la red social de la administración pública.

Aprende aquello que necesitas

Asistimos a un auténtico boom en la oferta formativa tanto de másters como de posgrados, y aunque soy una ferviente defensora de ellos (participo como docente en 5 másters relacionados con el marketing digital y las redes sociales) creo que no hay precipitarse.

Cuando tengas claro tu objetivo y sepas en qué ámbito quieres centrar tu marca personal, entonces haz el máster. Incluso espera a consolidar tu marca personal, ya que el máster te va a permitir ampliar los conocimientos, aumentar tus contactos y aprovechar todas las oportunidades.

Crea tu espacio digital

Hoy nos puede parecer increíble que una empresa, marca o administración pública no tenga una página web, ya que todos estamos de acuerdo en que si no la tienen, estarán perdiendo oportunidades.

Pues eso mismo está empezando a pasar con las personas, y es que aquellas que no tengan un identidad digital a través de un blog o una página web, simplemente estarán perdiendo oportunidades.

Generar contenido

Si quieres convertirte en un referente en tu ámbito profesional tienes que generar contenido si o si. Generar contenido no es ni más ni menos que contar lo que sabes hacer. Da igual el formato que utilices, ya sea escribiendo posts o grabando videotutoriales.

En las administraciones públicas estamos acostumbrados a que sólo las personas que ocupan puestos de responsabilidad son los que tienen capacidad para compartir aquello que saben.

Pero hoy en día internet y las redes sociales han eliminado las barreras para que el conocimiento esté a disposición tanto del conjunto de la sociedad, como para otros compañeros y compañeras que trabajan en las administraciones públicas.

Aquí os dejo un listado de 40 blogs que tratan de diferentes ámbitos de las administraciones públicas pero hay otros muchos escritos por personal sanitario, educativo e incluso policial.

Difusión

Miguel Florido me dio un consejo en una ocasión: “dedica el 20% de tu tiempo a la producción de contenido, y el 80% a su difusión”.

Y ahí es donde entran en juego las redes sociales, ya que son nuestros canales de difusión del contenido que generamos. El objetivo no es estar en redes sociales ya que el contenido que compartimos en ella se pierde en time line sino que deben ser el vehículo por el que hagamos llegar al mayor número de personas el contenido que tenemos en nuestro blog el cual siempre permanece.

Networking

Con esta palabra nos estamos refiriendo a tener contactos profesionales, algo que no es nuevo ya que se calcula que el 70% de las oportunidades profesionales se consiguen gracias a los contactos.

Y esto no hay que confundirlo con “enchufes” sino que aquellas personas que conozcan a más personas tendrán más oportunidades, pero no sólo en el ámbito profesional, sino en cualquier otro ámbito de la vida.

Lo que ha cambiado es que ahora gracias a las redes sociales podemos conocer y relacionarnos no sólo con un mayor número de personas, sino con personas que pueden ser importantes en nuestro ámbito profesional y que hasta hace poco era imposible poder contactar.

Quizá el problema lo tenemos en que todavía no utilizamos las redes sociales de forma profesional.

Y sí, los contactos también son importantes en las administraciones públicas. ¿Por qué? pues porque si conocemos a personas que trabajan en otras administraciones públicas diferentes a la nuestra, podemos contactar con ellas y nos pueden servir de ayuda para el desarrollo de nuestro propio trabajo.

Un buen lugar para hacer networking son las redes sociales profesionales como LinkedIn o beBee, las redes sociales de la administración pública, y los grupos que podemos encontrar tanto en Facebook o LinkedIn.

Saltar de las redes sociales a las redes humanas

No se trata de tener 3000 amigos en Facebook o 10.000 seguidores en Twitter. Se trata de conocer a personas en el mundo “real”, ya que es ahí donde se cierran los proyectos y las colaboraciones.

Por ello es importante asistir a eventos, jornadas, conferencias o congresos, y las redes sociales nos pueden servir de ayudar para “desvirtualizár” a esas personas.

Para recibir hay que compartir

Todos hemos hecho en algún momento de nuestra vida alguna colaboración, trabajo o proyecto sin cobrar, ya sea porque nos reportaba reputación o contactos.

Esto no quiere decir que tengamos que trabajar sin cobrar, pero sí que tendremos que dar algo para poder recibir.

Dar una charla en una universidad te puede facilitar el que te contraten como docente en un máster; acudir como invitado a un programa de radio, te puede ayudar a darte credibilidad; o escribir un post para el blog de una persona que sea referente en tu sector te puede dar visibilidad, e incluso te puede proponer que escribas un libro con él.

En definitiva, podemos decir que la creación de una marca personal es la suma de muchas pequeñas acciones y estrategias, las cuales tienen como objetivo definirnos profesionalmente y posicionarnos en nuestro ámbito.

He dejado para el final el elemento más importante, y ese no es otro que las ganas y la actitud que nosotros tengamos. Aunque en estos momentos veas que tienes tanto por hacer que es casi imposible, no te desanimes y ponte en marcha ahora mismo, de hecho, leyendo este artículo y sin que te hayas dado cuenta, ya has empezado a desarrollar tu marca personal.

Adelante!!!

 

 

Este post va de personas que trabajan en la administración pública

En el post de hoy no vas a encontrar consejos, ideas o sugerencias sobre redes sociales y administraciones públicas. Este artículo es diferente, muy personal y especial para mí, ya que trata sobre las personas que han formado y forman parte de mi vida.

Hoy cierro una etapa de mi vida. Tras más de 15 años trabajando en la Generalitat Valenciana digo adiós para incorporarme como periodista, después de haber aprobado unas oposiciones, en el Ayuntamiento de Calpe. Están siendo unas semanas extrañas, con sentimientos encontrados de felicidad y de emoción por los nuevos proyectos y experiencias que están por venir, y de tristeza y un nudo que me encoge el estómago por todo lo que dejo atrás, que es mucho.

SERVEF

De los 15 años que llevo en la Generalitat los últimos 10 he estado en el SERVEF (Servicio Valenciano de Empleo y Formación). Todavía recuerdo cuando llegué a aquella vieja oficina de empleo de Silla, y aunque en aquellos momentos no lo sabía, hoy desde la distancia sí que puedo decir que es de las mejoras cosas que me han pasado en la vida. Estar en una oficina de empleo me ha permitido aprender lo que es la atención al ciudadano, lo que esperan de la administración pública y sobre todo, de las personas que trabajamos en ellas.

Esos 6 años en la oficina de empleo coincidieron con los más duros de una crisis económica que nos desbordó a todos teniendo que atender a miles de personas que se quedaron sin empleo, y las cuales me enseñaron algunas de las lecciones más importantes que me han permitido estar donde estoy hoy. La más importante es que el mercado laboral y la forma de buscar empleo ha cambiado. A todas aquellas personas que atendía les hablaba de la importancia que cada vez tenían aspectos como la marca personal, el uso de las redes sociales o la reputación online para buscar empleo y nuevas oportunidades laborales.

Empecé además a ver que aquello realmente funcionaba, y en un momento dado me planteé si también funcionaría para una persona que trabaja en una administración pública y así, poco a poco, todo lo que aprendía y ponía en práctica con aquellas personas que estaba desempleadas lo iba haciendo yo también, configurando entonces una incipiente marca personal.

Cuando estaba en ese proceso de aprendizaje, hace poco más de 4 años, surgió una oportunidad única y en la que mi marca personal jugó un papel decisivo, y fue la de poner en marcha todas las redes sociales del SERVEF, y en eso he estado embarcada desde entonces.

Ha sido una aventura apasionante, increíble, difícil en ocasiones por tener que superar los obstáculos de poner en marcha un proyecto desde sus inicios, pero me voy con la satisfacción de haber contribuido con mi granito de arena para que el SERVEF cuente hoy con más canales de comunicación con los ciudadanos. Tenemos presencia en Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram, canal en Youtube con videotutoriales, lanzamos el servicio de atención al ciudadano por WhatsApp (el primero de la Generalitat Valenciana), y también fuimos pioneros lanzando el Blog del SERVEF…. y tantos otros.

Si tuviera que destacar algo me quedaría con que el hecho de que el SERVEF cuenta hoy con un Departamento de Comunicación en el que varias personas trabajan para conseguir que la comunicación con los ciudadanos sea más ágil, sencilla y sobre todo, útil. Queda mucho por hacer sin duda, pero ya estamos en marcha.

Si miro hacia atrás, hoy que es mi último día de trabajo en el SERVEF, puedo decir que me llevo mucho más de lo que ha aportado, y por eso sólo puedo dar las gracias a todas estas personas:

  • A las más de 27.000 personas desempleadas que atendí en los 6 años que estuve en la oficina de empleo de Silla, y de las que aprendí que en esta vida lo importante es la actitud. Que por muy complicadas que estén las cosas, por muy difícil que sea el camino y por más barreras que se pongan por delante, aquellas personas que quieren consiguen lo que se proponen.
  • A todas las personas que trabajan en las oficina de empleo, y muy especialmente a las del Centro SERVEF de Silla, porque sólo los que hemos estado en la atención al público sabemos lo difícil que es. Yo siempre digo que las oficinas de empleo además tienen un plus añadido que lo hace más complicado si cabe, y es que por desgracia todas las personas a las que atendemos vienen a cada cuál con un problema mayor. Nadie va a una oficina de empleo contento, las situaciones con las que hay trabajar son muy complicadas y los dramas personales que se viven en esas mesas sólo lo saben los que allí se sientan. Gracias a Ana Cerdán, Charo, Juan Ignacio CorenciaJuan Bonilla, Benjamín Aracil, Miguel Erraiz, Luis Zarzuela, Michel, Elena, Maika, Ana, Marian Izquierdo… me enseñásteis a que se puede conseguir tanto si uno quiere.
  • Al equipo de EURES: qué decir de Arlette, Maribel, Diego…. con vosotros descubrí lo que es trabajar con Europa y que si entre todos sumamos esfuerzos se consiguen grandes cosas. Gracias al resto de miembros de Eures:  Daniel Bellón, Manu Zazo, Sonia, Enrique…. Siempre llevaré un trocito de Eures en mí.
  • A todos los jefes y jefas que he tenido y que han sido muchos. Personas como Vicente Castelló, Vicente Descals, Marisa PriorMiguel Ángel Moliné, Esteban Rodriguez, Rocio Briones, Joan Sanchis, Mario Mollá, Cristina Estrela, Juan Ángel Poyatos, Eva Hernández López… y a los “super jefes”, Fernando Díaz-Requena, Mako Mira y Enric Nomdedeu que siendo cada uno del PP, del PSOE y de Compromís me habéis demostrado que más allá de las ideologías están las personas.
  • Al equipo de formación en donde he encontrado auténticos cracks como Luis López Algaba, Célia Ruíz, Rosa López, Lourdes Marí.. y a personas de otros departamentos como Aguas Vivas en Espacio Empresas, a mi querida Mariángeles Pons, a Susi de informática…al equipo de inserción, ordenanzas, limpieza, seguridad, registro… sois tantos que se hace difícil nombrar a las 1.500 personas que trabajamos en el SERVEF.
  • Gracias a los compañeros de la 8ª planta con su equipo de secretarias que son todo corazón Begoña Boyer, Ingeborg Escalante, Amparo… el Fondo Social Europeo con Mabel García, Gloria Bordanova… y a Begoña Valero, Elena Tamariz, Rafa… Y a los de la 7ª con Miguel Crespo, Pili Fernández, María mi “documentalista”, a Encarna, José Luis García Comas, Jesús Silla, a Empar Salvador por su infinita paciencia para explicarme el valenciano, María José, Marta Bohorques,… Al equipo de recursos humanos con Marita Barrón, Bea Castell, Bea Sánchez, Jordi… y Ana “del reloj” por su infinita paciencia porque después de 15 años todavía no me aclaro con las incidencias y los fichajes.
  • A mis queridas Susana Carrasco, Maín Orozco, y antes a Cecilia, mis “chicas” del WhatsApp y de la web que estáis todos los días ahí contestando a los ciudadanos.
  • A Amparo Ortiz, la jefa más genial que he tenido y que se ha convertido en una amiga igual de genial.
  • A Jesús Targa, ¿qué te puedo decir que no sepas? no eres un compañero, eres un amigo, y además deberías estar trabajando en Google porque tienes talento para eso y mucho más. Sé que nos volveremos a encontrar, ya nos despedimos una vez y hemos vuelto a trabajar juntos. Echaré tanto de menos las risas, la complicidad, el decir que no sabemos cómo pero lo hacemos y punto. Ha sido un placer trabajar contigo y es genial seguir teniéndote como amigo.
  • A mi Ana Perales, mi último y mejor regalo del SERVEF. Eres de las mejores, por no decir, la mejor periodista que me he encontrado, pero esto se queda corto si hablamos de lo buena persona que eres. Hemos formado un gran equipo trabajando pero seguiremos siendo un gran equipo de amigas.
  • Mi Mónica, moniquita, ¿qué puedo decir de tí? Fuiste la primera persona que conocí hace 15 años cuando entré en la administración y nos hemos ido encontrando como el “Guadiana”. Siempre has estado en los momentos importantes e incluso la vida nos sorprendió al reencontrarnos en el SERVEF. Ahora te queda un gran reto por delante pero lo superarás y lo harás con creces. Contigo he aprendido que las grandes amigas nunca se separan, puede ser que no se vean todos los días, pero siempre que lo hacen retoman la amistad en el mismo punto donde lo dejaron. Y así seguirá siendo.

Por último, y con permiso del resto de personas, estas últimas palabras son para mí una de las que más ha significado en el SERVEF, y esa no es otra que Pedro Valero.

Representas lo mejor del SERVEF y de lo que debería ser la administración pública y los servicios públicos. Contigo he aprendido que en la administración pública no debemos olvidar para quién trabajamos “piensa Amalia (me decías), para quién trabajas cada día, ponlo en primer lugar y todo tendrá sentido”. Me animabas a no tener miedo a innovar, a no esperar a que te digan que lo puedes hacer porque en la administración eso no nunca pasa, y a que lo hiciera (“no tengas miedo”). Aprender que las pequeñas cosas pueden provocar grandes cambios.

Sabes sacar lo mejor de cada persona, motivas para que cada uno haga aquello en lo que cree y lo haces como somos lo hacen los grandes, sin que se note, convirtiendo en protagonista a la persona y quedándote en segundo plano. No quieres protagonismo cuando sin saberlo, realmente eres el protagonista. Sé que siempre estás ahí y estarás, porque aunque he tenido muchos jefes y jefas, y seguiré teniendo más, tu siempre serás “mi jefe”.

Aprovecho también para pedir disculpas por todos mis malos momentos (que sé que han sido muchos), por mis “cabezonerías” y mis defensas vehementes y apasionadas, si he ofendido o molestado a alguien, pido perdón por ello.

Esto no es una despedida, es un hasta luego. No es un adiós, es un nos vemos pronto. No es un me voy, es os llevo a todos conmigo.

Gracias a todos por tanto a cambio de tan poco.

Amalia

 

 

La comunicación interna en las administraciones públicas

En los últimos años las administraciones públicas estamos asistiendo a un auténtico proceso de transformación. La aparición de internet, la incorporación de nuevas tecnologías (¿hasta cuando las llamaremos nuevas?) y el auge de las redes sociales están propiciando una administración pública que pretende ser más fácil, sencilla y cercana al ciudadano.

En este proceso de transformación la comunicación tiene sin duda una gran importancia ya que es necesario establecer nuevos canales de comunicación e información con los ciudadanos para explicarles no sólo el trabajo que realizamos, sino como ese proceso de transformación  (e-administración) les afecta.

Es verdad que todavía muchas administraciones consideran que esto de comunicar no es necesario. También encontramos a otras que sí consideran que es importante pero a la hora de la verdad no le dan la suficiente importancia. Así nos encontramos con páginas webs que no son accesibles desde dispositivos móviles o que la información que aparece en ellas no está lo suficientemente actualizada.

Este tipo de comunicación con los ciudadanos es lo que conocemos como comunicación externa.

Sin embargo, hay otro tipo de comunicación que en las administraciones públicas brilla por su ausencia (salvo alguna excepción) y es la llamada comunicación interna. Es decir, la comunicación que se produce dentro de la propia administración.

Comunicación interna

Todos aquellos que nos dedicamos al mundo de la comunicación sabemos de la importancia de este tipo de comunicación (interna) con independencia de que si estamos hablando de una empresa, institución o administración.

Es tan importante que me atrevería decir que no podemos tener una buena estrategia de comunicación externa, si primero no contamos con una buena comunicación interna.

¿Cuáles serían las claves de la comunicación interna en una administración pública?

En manos de profesionales

Lo primero de todo es que la comunicación interna tiene que estar en manos de profesionales. Por tanto debe ser diseñada, planificada y puesta en marcha por personas pertenecientes al mundo de la comunicación. Sería una de las funciones que deben desempeñar los departamentos de comunicación, gabinetes de prensa o periodistas que trabajan en las administraciones públicas.

En contraposición al modelo “troika” de Txema Ramírez para gabinetes de comunicación en las administraciones públicas, yo propondría un modelo bicéfalo en el que habría una persona responsable de la comunicación externa y otra de la comunicación interna.

No obstante, la realidad que nos encontramos es que en la mayoría de administraciones públicas estos departamentos de comunicación se centran únicamente en la comunicación externa, ya sea por la falta de personal para poder asumir el área de comunicación interna, o bien porque no se considera necesario.

Muchas personas dirán que en sus administraciones públicas no tienen periodistas en sus plantillas, pues bien, evidentemente no podrán hacer ni comunicación interna ni externa. Es lo mismo que si dicen que no tienen informáticos o especialistas de otro área.

La administración pública tiene que empezar a plantearse la necesidad de dotarse de puestos que si bien hace unos años no existían o no eran necesarios, ahora cada vez lo son más. Hablamos de ocupaciones como webs masters, community managers, especialistas en SEO, analistas web… y por supuesto, periodistas y profesionales de la comunicación.

La comunicación interna es cosa de todos

La comunicación interna no es sólo algo de los de “comunicación”, sino que están implicadas todas las personas que trabajan en la administración pública, porque no olvidemos “que todos comunicamos” de una u otra manera.

Y es que una cuestión es que el diseño, ejecución, planteamiento, coordinación, soporte, etc…. recaiga en el departamento de comunicación, y otro que no participe el conjunto de la organización.

Uno de los departamentos con los que tendrá más relación es con el mal llamado de personal o de recursos humanos, ya que muchas de las acciones, proyectos e iniciativas tendrán que hacerse directamente de la mano de dicho departamento.

Si, lo sé, (no sólo pasa en tu administración) sino que es algo habitual que en muchas administraciones públicas los departamentos de recursos humanos parecen ser precisamente el menos “humano” de todos los departamentos.

Pues habrá que hacer un esfuerzo para implicar a las personas que trabajan en ellos y hacerles participes, y que lideren esta nueva forma de comunicar. Y es que nadie ha dicho que sea fácil.

Implicación de la dirección

Si importante es implicar a las personas de recursos humanos y de otros departamentos, fundamental será para cualquier estrategia de comunicación interna el que la dirección también lo haga, y no sólo eso, sino que sea la que de el primer paso.

La desconfianza, los recelos o la desmotivación son algunas de las barreras que nos encontraremos si queremos implantar cualquier estrategia de comunicación interna, y además, es algo lógico si tenemos en cuenta los antecedentes previos, por lo que la implicación de la dirección tienen que ser total, al menos en los primeros momentos.

La buena noticia es que es la parte más fácil y la que más visibilidad consigue. Y os pongo un ejemplo. Un secretario autonómico con el que trabajé organizó unos encuentros para que cualquier persona de la organización pudiera reunirse con él periódicamente en pequeños grupos para poder hablar aquellas cuestiones que quisieran plantearle.

Había una condición, eso sí, las personas que participaban no podía tener ninguna jefatura ni ostentar ningún cargo. Lo que se pretendía es facilitar que las personas que no tienen acceso normalmente al alto cargo pudieran hablar con él de tu a tu y decirle lo que les parecía bien o mal.

Se dudó mucho sobre poner en marcha la iniciativa ya que estaban los que decían que nadie se apuntaría, que sólo era para quedar bien, que vaya chorrada.. Se abrieron canales para que la gente que quisiera se apuntara, se comunicó el resultado de las reuniones, se publicaron fotografías en la intranet… Pues bien, la iniciativa fue un éxito, tanto de participación (superó todas las expectativas) como de las propuestas y cuestiones que se plantearon en aquellas reuniones.

Lo atípico de la administración pública

En el caso de la administración pública, y a diferencia de por ejemplo las empresas, la comunicación que se produce dentro de la misma es muy peculiar y tiene unas características propias que hacen de ella un ecosistema único.

En una administración, ya sea un ayuntamiento, una diputación o un ministerio, encontramos por un lado a una serie de personas que son funcionarias y que tienen un vínculo más o menos estable con esa administración. Y por otro lado tenemos a un equipo directivo de carácter político que va rotando cada cierto tiempo (4 años en el mejor de los casos).

Pues bien, la comunicación interna que se produce en la misma está condicionada por esos 2 niveles: la estabilidad de una plantilla, y la movilidad de una dirección que hace que establecer cualquier estrategia de comunicación interna esté abocada a que cuando cambie el equipo directivo la misma se paralice, se cambie o simplemente desaparezca.

La comunicación interna es a largo plazo

Esa sensación de poner en marcha un proyecto y que cuando se empieza a materializar se paralice porque viene alguien que no cree en él o quiere poner en marcha su propio proyecto, es algo que conocemos muy bien los que trabajamos en la administración.

Esta y no otra es para mí la principal causa de la desmotivación entre las personas que trabajamos en las administraciones públicas. ¿Os imagináis que Coca-Cola cada 4 años cambiara a las personas responsables así como el diseño de los envases y vez de ser rojos fueran azules y en vez de latas fueran de cartón? o peor aún, ¿que en vez de fabricar refrescos pasaran a fabricar pan de molde? Y a los 4 años vuelta a cambiarlo.

Pues bien, esto pasa en muchas administraciones y por tanto pensemos, ¿cómo querer conseguir la implicación a proyectos si cuando te involucras en uno al cabo de un tiempo viene alguien y dice que eso no puede ser y hay que hacer algo nuevo y te pide volverte a involucrar?

Pues bien, la comunicación interna es un proceso a largo plazo y por tanto tiene que ser diseñado y puesto en marcha por personal funcionario de la propia administración. Dicha estrategia tiene que permanecer en la misma con independencia del equipo directivo y político que esté al frente en cada momento, el cual podrá sumar esfuerzos, proponer ideas y nuevos proyectos, pero la comunicación como estrategia, debe permanecer.

¿Estoy pidiendo mucho?

Comunicación interna mal entendida

La comunicación interna no es tener un tablón de anuncios (qué también lo es) para que se cuelgue información de cualquier tipo, pero la comunicación interna es algo más.

La comunicación interna tampoco es mandar notas de régimen interno o avisos. Si vemos la definición que de la palabra comunicar da la Real Academia Española de la Lengua (RAE) vemos que habla de “hacer partícipe a una persona”, de “conversar”, de “consultar con otros tomando su parecer”….

Por tanto, la comunicación interna es algo realmente importante ya que hace que todas las personas que forman parte de la organización participen en la misma.

Y no nos engañemos, comunicación interna existe SIEMPRE. Los rumores, los bulos y las desinformaciones también son comunicación interna.

La cuestión es que si tenemos una estrategia de comunicación interna podremos facilitar canales de comunicación e información entre todos los integrantes de la administración pública para que la comunicación que se genere sea realmente positiva.

La información al alcance de todos

Si en una administración pública no existe una estrategia de comunicación puede darse la circunstancia de que se publique en la web una información de la que por ejemplo, no tengan conocimiento las personas que atienden de forma directa a los ciudadanos.

¿Cuántas veces pasa en una administración pública que las personas que trabajan en un departamento no saben lo que hacen los que están al lado? ¿o que una persona que trabaja en un ayuntamiento no sabe que se ha aprobado un proyecto simplemente porque no es de su área?

Está claro que no podemos conocer en profundidad todo lo que hace nuestra administración pero sí al menos lo más importante.

Para ello puede ser bueno contar con herramientas como una newsletter que se envíe una vez al mes por correo electrónico a todo el personal de la administración con las informaciones más destacadas. También podemos dejar un espacio para esa información más humana: jubilaciones, una persona que ha ganado una carrera….

Lo importante es que la información fluya y que todos estemos informados de todo.

Ayuda a crear equipos de personas

Otro (más) de los problemas que encontramos en las administraciones públicas es el poco sentido de pertenencia a la misma de las personas que trabajan en ellas.

Si la mayoría de nosotros vamos a pasarnos la mayor parte de nuestra vida laboral trabajando en esa administración, tendríamos que ser los más interesados en dotarnos con el mejor ambiente de trabajo. Pues bien, suele ser todo lo contrario. La sensación de que cada uno va a la suya y de no tener sensación de “equipo” suele ser lo más habitual.

La comunicación interna puede ayudar a que crear ese sentimiento de equipo siendo el nexo de unión entre todos los departamentos, servicios o unidades, favoreciendo el conocimiento entre todos ellos y poniendo en valor el trabajo que desempeña cada uno de ellos.

Establecer espacios para la comunicación

Establecer canales y espacios para establecer una verdadera comunicación interna en las administraciones públicas es muy complicado ya que no contamos con herramientas que nos lo faciliten.

Una de las mejores herramientas son las redes sociales corporativas de las que hablo con más detenimiento en este artículo sobre redes sociales corporativas en las administraciones públicas.

Pero no sólo nos quedemos con el espacios virtuales, pensemos también en los físicos. En las administraciones públicas damos poca importancia al diseño de los lugares de trabajo. A lo mejor es mucho pedir tener unas instalaciones como Google, pero ¿por qué no ponemos algo de luz, color y diseño a los espacios de la administración?

Debemos facilitar puntos de encuentro para poder hablar, dialogar, conocernos, ponernos cara… ¿cuántas administraciones públicas tiene un plan de actividades para desarrollar fuera del horario de trabajo con su personal? ¿Viajes culturales, quedar para ir al cine o excursiones con la familia el domingo al monte? Porque si se hace en una empresa no lo vemos raro y sí en el caso de una administración pública.

Cada vez son más las administraciones públicas que son conscientes de la importancia de este tipo de acciones. Una de las que pusimos en marcha en el SERVEF fue el concurso de felicitaciones navideñas para hijos e hijas de personas que trabajan en el SERVEF. El dibujo ganador se utiliza para felicitar oficialmente la Navidad y con todas las felicitaciones elaboramos un vídeo para desear Felices Fiestas a todas las personas usuarias del SERVEF. Aquí podéis ver el vídeo de este año.

Cuando pensemos en poner en marcha nuevos proyectos o actuaciones no vayamos a grandes cosas si estamos empezando y si encima no tenemos recursos. Son las pequeñas acciones las pueden reportarnos los mayores  beneficios.

El tema de las organizaciones saludables es algo que está llegando a las administraciones públicas. Si os interesa esta cuestión aquí os dejo este artículo que escribí sobre ello.

Lo importante son las personas

¿Para qué hacemos comunicación interna? Pues porque somos personas y tenemos que comunicamos. Las administraciones públicas no somos “maquinarias burocráticas” somos personas que trabajamos para personas.

No puede ser que existan organizaciones como las administraciones públicas en las que no se tenga en cuenta a las personas que trabajan en las mismas, que no se conozcan entre ellas o no sepan el trabajo que se realiza. Y ya no entramos en ver qué administraciones públicas tienen fijados cuáles son su misión, visión o valores.

Habrá personas que opinen que esto de la comunicación interna no sirve para nada. Los habrán que creen que para qué hacer cosas nuevas si ellos ya tienen suficiente con los suyo. O qué sentido tiene cambiar e innovar.

Pero hay otros, cada vez más, que creemos que otra administración pública es posible, y no sólo eso, sino que está en la mano de cada uno de nosotros contribuir en la medida de nuestras posibilidades para que esto sea una realidad.

Adelante pues con ello.

 

 

15 herramientas que te ayudarán en tu trabajo en la administración pública

Hace unas semanas impartí un seminario online para la Escuela de Administración Pública de la Junta de Castilla y León (ECLAP) sobre técnicas y herramientas para ser más eficaces y productivos en nuestro trabajo. En dicho seminario me comprometí a recoger en un artículo todas esas herramientas y aquí está, con dedicatoria especial a los más de 100 alumnos que participaron en dicho seminario.

Lo primero de todo es que a muchos le puede sorprender el hecho de que se plantee un seminario sobre herramientas para ser más eficaces en las administraciones públicas cuando precisamente, se nos acusa de ser todo lo contrario.15 herramientas administración pública

Somos muchos los que creemos que otra forma de trabajar es posible, y recuerdo todavía una conversación en coche de camino a una conferencia con David Rey Jordán donde descubrimos que los dos éramos auténticos frikis de la efectividad.

El desarrollo de internet y la aparición de nuevas tecnologías y aplicaciones digitales ha revolucionado nuestras vidas. Y si bien utilizamos muchas de esas aplicaciones cuando salimos a correr, para calcular nuestros gastos mensuales o para aprender idiomas, apenas las utilizamos en cambio para trabajar.

Y es que no se trata de trabajar más para que nos den más trabajo, se trata de trabajar de forma diferente. Esto no es algo nuevo, la GTD (Getting Things Done ) que popularizó David Allen allá por los años 80, propone un método para poder organizarte de forma más eficaz.

¿Por qué hay personas que son capaces de hacer cientos de cosas y en cambio a otras se les va el día y no han hecho casi nada? Pues bueno, la clave es la organización del tiempo y el evitar a los llamados “ladrones del tiempo” entre los que encontramos, al WhatsApp, las notificaciones de redes sociales, las llamadas de teléfono o los correo electrónicos.

Pero si vamos un paso más allá y analizamos nuestra forma de trabajar, seguro que podemos reducir y simplificar otro tipo de tareas que nos van a permitir sacar “tiempo extra” para dar más valor añadido a nuestro trabajo.

Pongamos un ejemplo: si yo tengo que hacer siempre un mismo tipo de informe lo más lógico es que haga una plantilla y la guarde para sucesivas ocasiones. Así, la próxima vez que tenga que hacer ese tipo de informe, ya tendré la plantilla hecha y dispondré de más tiempo para lo que es verdaderamente importante, el contenido del informe.

Bien, pues partiendo de esa base de simplificar el trabajo y sobre todo mejorar la efectividad, aquí os dejo algunas de las herramientas, técnicas y aplicaciones que yo utilizo para lograr ser más eficiente y productiva en mi trabajo:

La técnica del Pomodoro

Uno de los problemas que nos encontramos en los lugares de trabajo es sin duda la dificultad para poder concentrarnos y mantener la atención. Las distracciones son continuas y nos hacen perder tiempo, ya que si estamos haciendo una tarea y nos interrumpen (teléfono, notificaciones o visitas) después cuesta volver al punto donde lo habíamos dejado y retomarlo.

Desde que descubrí la técnica del pomodoro reconozco que soy una fan de la misma. Esta técnica fue desarrollada en los años 80 por Francesco Cirillo y se basa en la teoría de que no podemos mantener la atención absoluta sobre una actividad durante más de 25 minutos, es a lo que él denomina, pomodoros.

A partir de los 25 minutos la atención decae y puede pasarnos que estemos 1 ó 2 horas para terminar algo y no seamos capaces de hacerlo. Pues bien, si hacemos una pausa de 5 minutos y después retomamos la misma actividad u otra diferente, volveremos a alcanzar de nuevo la concentración total.

Es llevar a la práctica eso que hemos dicho en más de una ocasión: “si me dejan sola y no me molesta nadie durante 20 minutos acabo este informe”. Pues bien, si ese es tu caso, esta es tu técnica.

Hay múltiples Apps gratuitas de la técnica del pomodoro que te puedes descargar en el móvil o en la web y yo la utilizo de la siguiente manera:

  • A primera hora de la mañana decido cuáles son esas 4 ó 5 tareas importantes que requieren toda mi atención y que tengo que hacer si ó si.
  • Me pongo mis cascos con mis listas de Spotify y durante ese tiempo no cojo ni el teléfono fijo ni el móvil, es decir, intento aislarme de todo y de todos.
  • Pongo en marcha el temporizador de la app durante 25 minutos y trabajo concentrada en la tarea.
  • Cuando me avisa que los 25 minutos han finalizado, pongo en marcha el temporizador de descanso durante 5 minutos en los que aprovecho para ir al baño, rellenar la botella de agua….
  • Y vuelta al pomodoro. Cada 4 pomodoros puedes hacer un descanso más largo de 20 minutos pero en mi caso no puedo hacerlos seguidos, así que me suelo programar 2 pomodoros antes del almuerzo, y 2 ó 3 para después.

De esta forma sé que el trabajo que requiere más atención lo saco adelante sin problemas y tengo todo el tiempo restante para hacer tareas que no requieren tanta atención.

Antes de que utilizara esta técnica era habitual que me llevara muchas veces trabajo a casa porque no era capaz de concentrarme en el trabajo.

Al principio tuve reticencias con esta técnica, pero cuando empecé a utilizarla comprobé cómo en 25 minutos podía sacar adelante trabajo que para el que antes empleaba 1 ó 2 horas.

Trello

Es verdad que mucho del trabajo que realizamos lo hacemos de forma individual, pero no es menos cierto que también trabajamos de forma coordinada con otros compañeros.

Pues bien, es increíble si te pones a pensar la de tiempo que perdemos en precisamente eso, en coordinarnos, cuando ya tenemos herramientas gratuitas que nos facilitan ese trabajo como por ejemplo Trello.

Cuando conocí Trello pensé que era ideal para trabajar en equipo, pero también es verdad que para poder trabajar con ella los demás miembros del equipo deben conocerla y querer utilizarla. Así que de momento la utilizo para organizarme mi trabajo.

Yo tengo listas para todo: listas de cosas por hacer, listas de cosas pendientes, listas de artículos por escribir….vamos, listas hasta el infinito y más allá. Pues bien, para mi Trello es como ese corcho que teníamos en nuestras habitaciones donde poníamos pos-it pero ahora tenemos cards de tareas por hacer, llamadas pendientes…  en diferentes listas que te permite visualizarlas, moverlas, modificarlas….

Trello

Es una forma de tener organizado todo mi trabajo, y no sólo eso, también tengo incluidas todas esas otras tareas familiares y personales.

Os animo a utilizarla porque además es gratis. Conozco ya algún departamento de la administración pública en el que sus miembros lo utilizan para trabajar, y en el que todos tienen acceso al mismo y van viendo cómo se va desarrollando el trabajo que hay que hacer.

Incluso permite si una persona se pone enferme asignar sus tareas pendientes a otra. Muy útil la verdad.

Feedly

Muchos de vosotros seguro que utilizásteis Google Reader, aquél lector de RSS que nos facilitaba tanto la vida y que en 2013 dejó de funcionar.

En aquellos momentos había que buscar una alternativa y después de probar algunos me decanté por Feedly. ¿Cuáles son las ventajas de Feedly?

  • Cuando sigues a más de 300 blogs el simple hecho de que te lleguen los correos electrónicos con cada nueva entrada puede ser un incordio. De esta forma tengo en un único espacio todos los blogs.
  • Crear carpetas por temáticas donde vas incluyendo cada blog (marca personal, redes sociales, marketing…) y así en cada momento veo cuál es el nuevo contenido que hay en cada uno de ellos ya que te los organiza según los autores van publicando.
  • Suelo dedicar todos los días 30 minutos (podría ser un pomodoro) a leer el nuevo contenido publicado en los blogs que sigo. Busco la carpeta que me interesa y me aparecen ordenados cronológicamente los artículos.
  • De una forma muy rápida y sencilla tengo acceso a toda la información generada en los ámbitos profesionales que me interesan.

Por cierto, no te olvides de incluir mi blog en tu Feedly!!!

Evernote

Aquí viene uno de los grandes, no sé que sería mi vida sin esta herramienta. Evernote es el gran organizador. Antes de utilizarlo reconozco que perdía muchísimo tiempo e información, ya que a lo mejor leía un artículo que me parecía muy interesante y no sabía que hacer para poder localizarlo más tarde y o bien confiaba en mi memoria, o me lo envía a mi correo electrónico.

También me pasaba que a lo mejor me venía una idea genial para escribir un artículo o para un proyecto, pero justo me pillaba esperando el autobús y tenía que buscar corriendo mi libreta y un boli que seguramente en ese momento no tenía. Por lo que, adiós idea.

Pues bien, apareció Evernote y todo cambió. Ahora si tengo una idea genial y estoy en la parada del autobús hago una grabación de sonido y lo incluyo en Evernote, así de sencillo. Si voy por la calle y veo un cartel que me interesa, hago una foto y lo guardo en Evernote. Si leo un artículo en el ordenador voy a compartir y lo guardo en Evernote.

Es decir, tengo toda la información que me interesa con independencia del soporte en el que esté. Tengo creadas carpetas por temáticas y en cada una de ellas voy incluyendo el material que voy incorporando. Una de las carpetas que más me gusta es la “ideas para artículos del blog” ya que ahí voy dejando ideas y artículos que luego me ayudan a decidir sobre lo que voy a escribir.

Marcadores de Google

Otro de los imprescindibles. Los marcadores de Google son la forma más sencilla de tener organizadas todas esas webs que consultas habitualmente y muy especialmente aquellas que haces de forma esporádica.

Y es que confiamos mucho en nuestra memoria, pero a lo mejor tenemos que localizar la web del Ministerio de Cultura, por poner un ejemplo, y está claro que podemos poner en el buscador de Google Ministerio de Cultura, pero tendremos que ir viendo cual de todas las opciones que nos ofrece es la correcta.

Pues bien, si es una web que vamos a consultar en más de una ocasión si la tenemos en una carpeta de marcadores de Google ahorraremos tiempo, ya que la tenemos ahí “anclada”.

Además, esto evita lo que yo llamo “apartarse del camino”, es decir, ir a buscar la página web del Ministerio de Cultura y terminar no sabes cómo consultando viajes para Viena en Navidad.

Listas de Twitter

Son sin duda una de las grandes herramientas para tener organizada la ingente cantidad de información que se genera en esta red social.

Además es una funcionalidad que no encontramos en ninguna otra red social.

Cuando me dicen: “tu te pasarás todo el día en Twitter, no?” pues la verdad es que no, suelo consultarlo como mucho 20 minutos al día y eso es gracias a que utilizo las listas de Twitter.

Tengo creadas más de 70 listas (entre públicas y privadas) en las que incluyo aquellos perfiles que me interesan según la temática. Por ejemplo, para mi trabajo en el Servicio Valenciano de Empleo me interesa saber por ejemplo qué publican en Twitter el resto de servicios públicos de empleo de España.

Pues bien, tengo 2 opciones: una es ir uno por uno a cada uno de sus perfiles y ver que es lo que han publicado. O bien, crear una lista en la que tenga sólo los perfiles de esos servicios públicos de empleo y así en 5 minutos puedo ver todo lo que han publicado, y si hay alguna información interesante la leo.

Si queréis saber más sobre cómo funcionan y cómo se crean las listas de twitter aquí tenéis este artículo.

Trabajar en la nube

Esta sí que es una de herramientas que ha revolucionado la forma de trabajar, es lo que llamamos trabajar en la nube y no es más que poder trabajar con el mismo documento desde diferentes dispositivos.

Los sistemas más conocidos son Dropbox y Google Drive.

¿En qué consiste eso de trabajar en la nube? Pues básicamente es que yo puedo empezar a escribir un informe en el ordenador de mi trabajo. Puedo leerlo y modificarlo desde el móvil mientras espero para entrar en la consulta del médico, y puedo finalmente acabarlo en la tablet en mi casa. Es trabajar un mismo documento desde diferentes dispositivos de forma online.

Uno de los usos más extendidos es que alguien crea una carpeta y todos pueden subir y compartir sus fotos directamente sin tener que enviarlas.

Y además, podemos hacerlo si queremos entre varias personas. Es olvidarte por ejemplo de escribir un informe, mandarlo por correo electrónico, descargarlo en el ordenador, modificarlo y volverlo a enviar y darle a actualizar.

También es una seguridad, ya que si perdemos nuestro portátil o el pendrive nos dará igual, ya que está alojado en la nube y podemos acceder a él desde cualquier dispositivo. Cuando voy a cualquier conferencia siempre llevo la presentación en Drive, me da la tranquilidad de que puedo subirla en cualquier momento e incluso puedo ir repasándola en el móvil mientras voy en el tren.

Reuniones virtuales

Si nos pusiéramos a contabilizar el dinero que se invierte y el tiempo que se pierde en reuniones, seguramente seríamos más consecuentes con ello y las reduciríamos. Soy contraria a las reuniones tal y como están planteadas: se deberían convocar única y exclusivamente cuando fueran necesarias y no porque sí.

Se debe además facilitar la información con anterioridad y los puntos que se van tratar y que no pase como en muchas ocasiones, que no sabemos a lo que vamos.

Si en la reunión se van a tratar diferentes cuestiones deberíamos estar presentes sólo en aquellos puntos que nos afecten, y siempre que se pueda se deben realizar a través de videoconferencia para evitar desplazamientos.

Yo hay veces que me planteo: si una administración pública convoca una reunión a la que asiste personal directivo, técnico, etc… y van unas 10 ó 15 personas y están reunidas 2 ó 3 horas, ¿a cuánto nos sale la hora de reunión? A lo que habrá que añadir el tiempo destinado a desplazamientos y la correspondiente dieta para gastos.

Creo que desde las administraciones públicas tenemos que empezar a ser más responsables con este tipo de actuaciones, por lo que soy una gran defensora de los sistemas de reunión por videoconferencia. Si, es verdad, hay que comprar una webcam, pero en el peor de los casos no superará los 30 euros.

Los sistemas más habituales son Skype y Hangouts de Google. Y no hay ninguna razón que justifique el porqué su uso no está generalizado en nuestras administraciones públicas. Si acaso las reticencias para adquirir nuevas habilidades digitales, o más bien a utilizarlas en el ámbito laboral.

Así que ya sabes, si quieres que nos reunamos algún día, tendrá que ser por videoconferencia.

Mensajería instantánea

Algunos grupos de WhatsApp o Telegram se han convertido en una auténtica pesadilla, pero también es verdad que si sabemos utilizarlos correctamente nos pueden ayudar a simplificar tareas en el ámbito profesional sobre todo a nivel comunicativo y de organización.

Si un departamento o sección crea un grupo de WhatsApp puede utilizarlo para intercambiar información, dar avisos a todo el grupo sin que sea necesario ir uno por uno, enviar documentos, indicaciones, etc…

Por lo que veo a mi alrededor esta si que es una práctica bastante generalizada.

Gestor de contraseñas

¿Cuánto tiempo has dedicado a recordar contraseñas o lo que es peor, a tener que recuperarlas porque se te han olvidado contraseñas?

El hecho de que cada vez tengamos más contraseñas y de que se nos recomiende que no utilicemos siempre las mismas, o que sean muy sencillas, dificulta el que podamos recordarlas.

Pues bien, eso era ante de tener los gestores de contraseñas con los que puedes guardar todas tus contraseñas, y simplemente cuando accedas a cualquier plataforma, cuenta de correo, etc.. el se encargará de ponerla.

Hay muchos gestores pero yo utilizo el de Avast que además es gratuito.

Doodle

Montar un reunión puede ser un auténtico quebradero de cabeza para a la hora de coordinar horas y fechas en las que todos los participantes tengan disponibilidad.

Hasta que llegó Doodle. Lo que hace esta aplicación, entre otras funcionalidades, es facilitar el poder convocar una reunión o encuentro, aunque puede se puede utilizar también para organizar una cena de amigos.

El organizador propone unos fechas, días u horas y envía un enlace por correo electrónico a todos los interesados. Cuando ellos lo abren seleccionan la opción que mejor les viene y después sólo hay que ver cuál de las opciones es la mayoritaria.

Además, todos los participantes verá lo que ha votado el resto.

Redes sociales

Las redes sociales se están convirtiendo en un lugar ideal para poder conectarnos y relacionarnos. Hasta ahora estaban los grupos de LinkedIn y de Facebook que permitían que un grupo de personas tuviera un espacio privado en el que poder relacionarse y compartir información.

En mi caso con los compañeros del SERVEF tenemos un grupo privado en LinkedIn que nos sirve de punto de encuentro en esta red social profesional, y donde aprovechamos para compartir recursos que encontramos en internet y que son de utilidad para nuestro trabajo.

Las propias redes sociales se han dado cuenta del potencial que las mismas tienen para las organizaciones, y conscientes de que uno de los principales problemas de las mismas es la falta de canales que faciliten la comunicación interna, están trabajando para ofrecer más servicios en este ámbito.

Es el caso del WorkPlace de Facebook que permite crear un Facebook propio para cada empresa u organización, el cual es independiente de la red social, pero mantiene todas sus características y funcionalidades.

Todavía está en fase de desarrollo y Facebook ha anunciado que cobrará a la entidad que la cree un precio aunque se prevé que sea simbólico.

Yammer

Y es que como decíamos antes uno de los principales problemas que tienen las organizaciones, y muy especialmente las administraciones públicas, es la gestión de la comunicación interna ya que hasta ahora, el interés por este campo ha sido prácticamente inexistente.

Ya hay administraciones públicas que han apostado por Yammer para crear una red social propia en la que los trabajadores entrará con su correo electrónico y donde podrán subir información y documentos, crear grupos por departamentos, participar en chats de forma privada…

Su diseño es muy parecido al de la red social Facebook lo que facilita la utilización de la misma.

Además es propiedad de Microsoft, lo cual permite integrar todos los servicios de Office 365 de correo electrónico, compartir documentos, etc…

De la misma forma encontramos otras plataformas como Slack o Confluence.

Si quieres saber sobre más sobre cómo pueden ayudar estas redes sociales corporativas a las administraciones públicas aquí tienes más información.

Calendarios y correo electrónicos sincronizados

El uso de estas herramientas empieza a estar generalizados ya sea a través de Outlook o Google Calendar donde podemos tener sincronizados reuniones, tareas y actividades. Además son 2 estupendos gestores para las agendas de contactos.

Y es que estas dos herramientas nos permiten compartir y sincronizar calendarios entre los miembros de una misma organización.

Sistemas y procesos para todo

Como he comentado en alguna ocasión soy fan de la efectividad, de la productividad, e incluso de lo que llama Isra García, ultraproductividad. Eso me lleva a haber creado sistema y procesos para simplificar mi trabajo y que van desde:

  • Reaprovechamiento de la información y el trabajo. Y os pongo por ejemplo este mismo artículo. Tuve que preparar un seminario sobre esta temática con lo que supuso de selección de las mejores herramientas, contenido, etc… pues bien, ese trabajo me ha servido de base para hacer este post, y la presentación del seminario readaptada me puede servir para hacer una propuesta en mi organización para implantar por ejemplo el WorkPlace de Facebook.
  • Tener diferentes cuentas de correo según para qué las use (trabajo, personales, publicidad…) aunque todas pueda visualizarlas desde sólo una cuenta. Eso me permite saber que si miro la cuenta del trabajo, sólo tendré correos importantes, y no estará mezclados con los que te envían de publicidad. Esto evitará que me distraiga por ejemplo con las ofertas publicitarias que nos envían o la última entrada en un blog que por el título ves que es muy interesante. Cada cosa, a su tiempo y en su lugar.
  • Intentar mantener limpia siempre la bandeja de correo. Para ello en cuanto recibo un correo lo traslado a una lista de tarea o actividad en Trello y lo guardo en las carpetas y el resto, a la papelera.
  • No tengo papeles y aquellos documentos importantes los tengo escaneados. Tengo una carpeta en Google Drive con el DNI, títulos, currículums estandar o simplificado, foto de perfil para enviar a jornadas… lo que me permite responder con mucha rapidez cuando me piden cualquier tipo de documentación.
  • Plantillas para casi todo. Mucho del trabajo que hacemos es repetitivo o tiene el mismo esquema así que si tengo que hacer por ejemplo un correo electrónico que se va a repetir en más ocasiones, lo guardo en una carpeta de plantillas y así tengo el trabajo hecho. Lo mismo que incorporar los pies de firmas en los correos. En definitiva, intentar simplificar al máximo el trabajo.

Sin duda hay muchas más herramientas, aplicaciones y sistemas, y algunas de ellas hacen auténticas maravillas. Os animo a probarlas ya que como en todo, cada uno tenemos nuestras preferencias y necesidades, y seguramente unas se adapten mejor que otras.

Y tú, ¿qué sistemas, herramientas y aplicaciones utilizas para aumentar la productividad y efectividad de tu trabajo? Espero vuestros comentarios.