7 razones para utilizar los videotutoriales en las administraciones públicas

La presencia cada vez mayor de las administraciones públicas tanto en internet como en las redes sociales nos obliga a que hagamos un esfuerzo para modificar el lenguaje y los formatos que habitualmente utilizamos por otros que se adapten mejor a estos nuevos canales de comunicación en los que la imagen y el componente audiovisual tienen gran importancia.

La red social más importante y con mayor influencia en estos momentos es Youtube. Para hacernos una idea de las dimensiones apuntar que cada minuto se suben a esta red social más de 100 horas de vídeo. Sin embargo, y a pesar de su importancia, la utilización de Youtube por parte de las administraciones públicas sigue resultando minoritaria, y es que cuando se decide realizar un vídeo en una administración pública suele ser de carácter institucional o corporativo, el cual, y a pesar del coste económico y de la calidad, tiene escasa acogida y repercusión entre los ciudadanos.

Video tutoriales

¿Por qué no interesan este tipo de vídeos? La respuesta puede estar en que quizá los ciudadanos no le encuentran una utilidad práctica  a ese vídeo y lo relaciona más con un instrumento de propaganda política que con información de servicio público.

Sin embargo los tutoriales o videotutoriales son algo más que un vídeo: son instrucciones, guías o manuales en formato vídeo en los que se explica con una serie de pasos cualquier cuestión. Son muy utilizamos en el mundo de la educación on-line o e-learning pero podemos extrapolarlo a cualquier ámbito.

Así por ejemplo si cualquiera de nosotros tiene que hacer un disfraz para el colegio de sus hijos o quiere saber cómo se elabora la tarta de 3 chocolates (por poner un ejemplo), una de las primeras cosas que hará es buscar en internet algún vídeo tutorial en el se explique de forma práctica y sencilla cómo poder hacerlo. De ahí el éxito que este formato tiene en redes sociales y es que explican de forma sencilla cómo realizar una tarea utilizando la imagen, algo que sería mucho más complicado si lo hiciéramos por escrito.

Además, tienen éxito porque son ante todo, útiles.

Ahora bien, ¿podemos utilizar las administraciones públicas los videotutoriales? Sin ninguna duda si, y aquí van algunas razones para ello:

Permiten explicar procedimientos administrativos de una forma sencilla

Si una imagen vale más que mil palabras, una imagen en movimiento vale dos mil. Los trámites administrativos suelen ser en ocasiones complicados y farragosos por lo que podemos simplificarlos explicando a través de un videotutorial cuáles son los pasos que tienen que seguir los ciudadanos para realizarlos.

En estos momentos además, en el que las administraciones públicas estamos inmersas en la incorporación a la administración electrónica, está más justificado que nunca utilizar los videotutoriales ya que hay que ser consciente que una gran parte de la población no está familiarizada con el uso de las nuevas tecnologías y estos tutoriales pueden ser de gran ayuda.

Economizamos tiempo en la atención al público

Si un empleado público repite la misma información a cada persona que atiende sobre cómo hay que solicitar un empadronamiento (por ejemplo), ese mismo empleado puede grabar esa explicación y la podemos “colgar” en misma página web en la que decimos cómo hacer el trámite o qué documentos hay que aportar. Seguramente facilitaremos los trámites al ciudadano y agilizaremos la atención al público.

Resultan especialmente interesantes los videotutoriales con “consejos” o aspectos “a tener en cuenta” ya que muchas veces hay cuestiones que por obvias se omiten. Por ejemplo: no te olvides de llevar tu dni o un documento de identidad, trae tu solicitud por duplicado…. Cuántos desplazamientos se evitarían y se agilizarían con este tipo de recomendaciones.

Son los sustitutos de los folletos

Hasta hace bien poco veíamos cómo de cada proyecto, servicio o iniciativa que se ponía en marcha en una administración pública se hacían folletos para hacer llegar esa información a los ciudadanos.

Además de conllevar un gasto económico importante, los folletos tienen la desventaja de cualquier pequeña modificación hace que queden rápidamente obsoletos y haya que retirarlos.

Pensemos por tanto en los videotutoriales como en ese “folleto” virtual mediante el cual informamos a los ciudadanos y que pueden estar disponibles tanto en nuestra web como difundirlos a través de los diferentes canales de comunicación.

Formato ideal para e-mail marketing

Hablar de estrategias de marketing digital en las administraciones públicas todavía suena como algo raro, pero sin duda tiene innumerables ventajas que podemos utilizar para dar a conocer el trabajo que se realiza en las administraciones públicas.

Una de las estrategias de marketing digital más efectivas es el e-mail marketing, es decir, el envío de información a los usuarios a través del correo electrónico.

Las administraciones públicas no utilizamos el potencial de este canal de comunicación y cuando hacemos envíos masivos de correos electrónicos suelen ser poco “atractivos” o no ser de utilidad para los ciudadanos, lo que se refleja en la baja tasa de apertura.

Hay que tener en cuenta que en muchas ocasiones lo que considera útil una administración pública no lo es para el ciudadano.

Los videotutoriales pueden ser el complemento perfecto para una campaña de e-mail marketing. Explicar en dos frases que hemos creado una App para simplificar los trámites administrativos y adjuntar un videotutorial en el que se explica en 6 minutos cómo utilizarla, es una forma de ofrecer información de utilidad al ciudadano.

Material para las redes sociales

Las administraciones públicas somos todavía organismos de “papeles” por mucho que la administración electrónica nos pise los talones. El formato papel tiene una desventaja clara y es que resulta poco atractiva para su difusión a través de las redes sociales.

Imaginemos una orden de ayudas o una subvención, ¿qué hacemos las administraciones públicas? Pues la publicamos en el boletín oficial correspondiente y ya está.

Pues bien, vayamos un paso más allá y elaboremos un videotutorial en el que se explique en 2 minutos las principales novedades de la ayuda, a quién va dirigida y cómo se puede solicitar. Este formato se podrá difundir con más facilidad a través de redes sociales y llegar más fácilmente a los ciudadanos. Después con poner el enlace a la orden y la ayuda será suficiente.

Humanizan a las administraciones públicas

Uno de los problemas que tienen las administraciones públicas es que son vistas como un ente extraño, una especie de maquinaria burocrática alejada de la realidad cuando las administraciones públicas somos personas que trabajamos para personas y esa “humanización” y el hecho de poner cara a las personas que trabajamos en ella creo que es bueno y positivo.

Existe cierta resistencia por parte de muchas personas que trabajan en la administración a dar la cara pero cada vez hay más que se animan a ello.

Las experiencias que he realizado en este ámbito con compañeros de mi administración han sido incluso más positivas de los que esperábamos, y en vez de tener una reacción negativa por parte de los ciudadanos ha sido muy bien acogida. No se vé igual al Ministerio de Hacienda que a Susana Díaz que atiende al público en el Ministerio de Hacienda.

Bueno, bonito y barato

Hacer un videotutorial es muy barato con programas gratuitos u con otros de pago por 29 euros, los cuáles nos permiten hacer videotutoriales en formato de gran calidad. Además, no tenemos que saber ni de edición ni de grabación y podemos grabarlos directamente desde nuestro ordenador con la webcam.

Esa facilidad para grabar en cualquier momento y por personas que nos son expertas permiten que podamos hacer un videotutorial en cualquier momento e incluso ante cualquier incidencia no prevista.

Sin duda los videotutoriales son un instrumento que nos puede ayudar a acercar la información y la administración a los ciudadanos. Posiblemente el problema más importante que tenga no es ni de coste ni de tecnología sino de mentalidad.

Entender que otra forma de comunicación con los ciudadanos es posible y hacer fácil lo sencillo, es algo mucho más complicado que darle al botón de grabar.

 

8 obstáculos de las administraciones públicas para estar en redes sociales

Esta semana he empezado a colaborar con el portal jurídico Legal Today especializado en información jurídica de actualidad de interés para abogados y juristas propiedad de Thomson Reuters.

En este primer artículo he analizado los obstáculos y barreras que nos encontramos en las administraciones públicas a la hora de abrir perfiles en redes sociales. En este enlace podéis acceder al texto del artículo en el blog de Legal Today y a continuación lo reproduzco íntegramente.

Legal today

8 obstáculos de las administraciones públicas para estar en redes sociales

Parece que en los últimos años se ha puesto de moda que las administraciones públicas estén en redes sociales, y así vemos como ayuntamientos, ministerios y organismos de todo tipo se lanzan a abrir cuentas en Twitter, Facebook o Youtube.

Sin embargo, el proceso no es tan fácil y sencillo como pudiera parecer ya que se tienen que salvar muchos obstáculos y barreras, algunos de los cuales ni se vislumbran hasta que no estás inmerso en el proceso. La dificultad no está tanto en abrir esos perfiles sino en mantenerlos en el tiempo haciendo una buena gestión de los mismos.

¿Cuáles son los principales obstáculos que podemos encontrarnos a la hora de abrir perfiles en redes sociales de una administración pública?

Saber quién va a gestionar las redes sociales

Este es el primer problema que se nos plantea: qué persona o personas serán las encargadas de gestionar el día a día de las redes sociales. Gestionar las redes sociales de las administraciones públicas no tiene nada que ver con hacerlo con una empresa o marca, por tanto, tendremos que tener en cuenta el perfil de la persona que va a gestionar las redes sociales.

Hay que dedicarles tiempo

Publicar un tuit es rápido, pero buscar y seleccionar el contenido  que vamos a publicar sí que lleva tiempo. La “curación de contenidos” no es precisamente algo rápido ni sencillo. Además, nuestro trabajo no termina, ahí sino que tendremos además que contestar y “conversar” con los ciudadanos. No debemos perder de vista que las redes sociales de las administraciones públicas son, o deberían ser, un canal de comunicación con los ciudadanos para que éstos nos puedan hacer llegar sus propuestas, ideas y sugerencias así como sus quejas y sus críticas.

Cómo se va a canalizar la información hasta la personas responsables de gestionar las redes sociales

No nos estamos refiriendo a la información externa que puede ser de interés para nuestros usuarios, sino de la información que genera la propia administración. Sé por propia experiencia que es más fácil enterarse de lo que pasa en otra administración que de lo que se está “cociendo” en la tuya. Por tanto, habrá que definir los canales para que la información llegue hacia las personas que tienen que gestionar las redes sociales. Así mismo, se tendrán que establecer el camino de vuelta, es decir, si un usuario plantea un duda o consulta tenemos que ser capaces de poder responder de una forma rápida y ágil. Las personas que gestionan las redes sociales no tienen porqué tener las respuestas a todas las cuestiones que se planteen, por lo que es importante designar esos “enlaces” en cada departamento o sección para que exista una comunicación fluida.

La información también hay que “crearla”

Si tu preguntas en un departamento o servicio de una administración pública seguramente te dirán que es imposible generar al menos una información al día. Pues bien, sí que se puede ya que la información hay que crearla. ¿Cómo? Pues desde explicando un trámite administrativo hasta recordando el horario de atención o la documentación que hay que presentar. Y es que todo, todo es susceptible de ser publicado y comunicado a los ciudadanos.

No admitir preguntas, comentarios o críticas

¿Os imagináis que un ciudadano fuera a un organismo público y no le dejásemos poner una queja, sugerencia o propuesta? Pues bien, eso pasa en redes sociales cuando muchas administraciones públicas no admiten preguntas por este canal, o directamente bloquean o limitan el que se puedan publicar comentarios. Tenemos que tener claro que si estamos en redes sociales, estamos, y eso supone asumir que tenemos que contestar y conversar con los ciudadanos. Las redes sociales son algo más que un tablón de anuncios.

Rechazo por parte de los propios funcionarios a las redes sociales

No podemos pretender tener administraciones 2.0 sino tenemos funcionario 2.0, por lo que tenemos que procurar con planes de formación y estrategias de comunicación interna el que los empleados públicos participen en esta nueva forma de comunicación con los ciudadanos. Esto supone así mismo el que los empleados públicos desarrollen su marca personal y tengan presencia en esas mismas redes sociales desde sus propios perfiles y cuentas.

Creer que nuestros usuarios no están en redes sociales

Las redes sociales son todavía vistas por muchos como algo para jóvenes o frikis. Pues bien, el último estudio de IAB Spain 2017 señalaba que el 86% de las personas entre 16 y 65 años utilizan redes sociales lo que representa más de 19 millones de españoles. Muchas administraciones piensan que sus usuarios no están en redes sociales y se basan fundamentalmente en el hecho de que como ellos están, nadie lo está. Porque, ¿cómo puedes saber que los ciudadanos no utilizan las redes sociales si tú no tienes perfiles en ellas? Pues bien, los datos nos demuestran que los ciudadanos están en redes sociales y las administraciones públicas tenemos que estar donde están los ciudadanos.

Las redes sociales son algo lúdico y las administraciones públicas somos algo muy serio

Desde luego que las administraciones públicas tratamos cuestiones importantes, pero eso no quita para que adaptemos nuestro lenguaje y nuestra forma de comunicarnos con los ciudadanos a los nuevos canales de comunicación. Si tenemos la posibilidad de explicar un trámite administrativo a través de un videotutorial, no por eso resulta menos serio, lo que resulta es que es más accesible. Esto es algo parecido a lo que ocurrió hace algunos años cuando muchas administraciones públicas no veían necesario tener una página web, hoy es algo que nos parece impensable.

Todos estos obstáculos o barreras denotan sin embargo algo que va mucho más allá de la tecnología o de la comunicación, y es que esta forma de relacionarnos con los ciudadanos nos obliga un cambio de mentalidad a todos los que trabajamos en las administraciones públicas.

Durante años hemos aprendido una forma de atención al ciudadano, nos hemos dotado de leyes, reglamentos e instrucciones en donde se detallaba al milímetro todo el proceso que debíamos seguir, lo que nos hacía sentirnos cómodos porque teníamos claros a qué acogernos en cada momento.

Sin embargo, la irrupción de las redes sociales ha hecho que todo esto salte por los aires. Los ciudadanos pueden ahora mostrar su descontento por una atención recibida con un simple tuit o lo que es peor, no sabemos responder a sus necesidades de información. Las redes sociales se han convertido en el nuevo libro de reclamaciones de las administraciones públicas.

Y es que tanto internet, como la administración electrónica o las redes sociales, son una nueva realidad en nuestra sociedad y las administraciones públicas no podemos quedarnos al margen de ella.

Si creéis que hay algún obstáculo más que se pueda añadir a la lista me lo podéis hacer llegar y lo incluiré mencionando vuestra autoría:

Aportaciones a +8 obstáculos

Javier Bernardo: “Otro obstáculo puede ser de corte legal, como publicar algún tipo de información personal de los ciudadanos que pueda estar prohibida. Por ejemplo, publicar imágenes de níños u otra información sensible”.

40 Blogs sobre administración pública (activos en 2017)

Hace unos meses escribí una entrada sobre los 25 blogs imprescindibles de las administraciones públicas. Fue una recopilación realizada a partir de las propuestas que me hicieron compañeros que trabajan en diferentes administraciones públicas.

Blog administración pública

Después de unos meses he hecho una actualización de ese listado de blogs bajo estas premisas:

  1. Son blogs personales ya que quería diferenciarlos de aquellos otros colaborativos y elaborados por administraciones públicas y otras entidades. Dado el interés que creo que también tiene esa categoría estoy elaborando un listado con esos otros blogs que en cuanto lo termine lo publicaré (si te suscribes a mi blog no te perderás ninguna actualización). Si tenéis alguna propuesta que hacer me podéis enviar un correo.
  2.  El orden en el que están colocados los blogs no tiene nada que ver ni con el número de lectores, su influencia… es simplemente una forma de colocarlos uno tras otro. Así que si no te quieres perder ninguno te recomiendo que te leas todo el listado hasta el final.
  3. Y lo más importante: son blogs que como mínimo han escrito una entrada durante el año 2017. Esta es la principal diferencia con respecto al listado anterior, en la que si bien había blogs muy interesantes, algunos llevaban tiempo sin ser actualizados.

Seguro que me he dejado algunos blogs que son interesantes y que deberían estar en este listado y que no conozco o que se me ha pasado incluir. Si ves que cumplen los requisitos de ser un blog personal, que haya publicado contenido durante el año 2017 y que trate sobre algún aspecto de las administración pública, puedes mandarme un mensaje y lo incluiré.

El objetivo de este listado es tener un repositorio actualizado de blogs para que podamos suscribirnos a ellos y estar informados de todo lo que acontece a las administraciones públicas.

Y ahora sin más, aquí os dejo con los…

40 Blogs sobre administración pública

  1. El Blog de Víctor Almonacid de Víctor Almonacid
  2. La mirada institucional de Rafael Jiménez Asensio
  3. Publilitica de Sergio Jiménez
  4. Gobierno Abierto de Encarna Hernández
  5. El blog de Lucas Ferrera de Lucas Ferrera
  6. Administraciones en red de Alberto Ortíz de Zarate e Iñaki Ortíz
  7. Funkziuni de David Rey Jordán
  8. El blog de Solano Gadea de Miguel Solano Gadea
  9. Enredando de Mentxu Ramilo
  10. El blog de Concepción Campos Acuña en Novagob de Concepción Campos Acuña
  11. Responsables Personal Ayuntamiento, Iratxe Pikaza
  12. La organización de las personas. Derecho del trabajo. Función Pública de Fini Torralba
  13. Transparencia y gobierno abierto de Miguel Ángel Blanes
  14. Al Trasaire de Jose Antonio Latorre
  15. Trabajando más por un poco menos de Fuencisla Gaitero, Gerardo BustosAntonio Ansón y Gema T. Pérez Ramón
  16. Administraciónbeta de Antonio Galindo
  17. Aprendo y lo cuento de Miguel Barreda
  18. Transparencia en España de Rafael Camacho
  19. El Blog de Montse Carpio de Montse Carpio
  20. Cumclavis de Manel Muntada
  21. El blog de Xavier MarcetXavier Marcet
  22. Trabajo Colaborativo de Jesús Martínez Marín
  23. El cambio administrativo de Marian Tur
  24. De la justicia de José Ramón Chaves
  25. LOPD y Seguridad de Ricard Martínez
  26. Fiscalización local de Maite Sanahuja Esbrí y Oscar Moreno
  27. Auditoria de costes de Juan Carlos Gómez Guzmán
  28. Derecho administrativo y urbanismo de Diego Gómez Fernández
  29. La quimera digital de Alejandro Balcazar
  30. Algunos apuntes públicos de Alejandra Molina
  31. Administración pública y gobernabilidad de Javier Pinazo
  32. Tu blog de la administración pública de Juan Andrés Morey
  33. eFuncionario de Felix Serrano
  34. Fiscalización de Antonio Arias
  35. Gestores públicos de Rodrigo Martín y Luis Barbado
  36. Contratación pública Electrónica de Manuel Caño
  37. Gobierno Transparente de Rafael Ayala González
  38. El Escritorio de Alejandro Barros
  39. Gestión de Tesorería Municipal de José Manuel Farfán
  40. El Blog de Carlos Yebra de Carlos Yebra

260 perfiles de Twitter de mujeres de las administraciones públicas

Hace unos meses escribí una entrada en este mismo blog con el título “100 perfiles de Twitter de mujeres de las administraciones públicas“. El objetivo de ese listado era visibilizar a mujeres que trabajan en las administraciones públicas y también están en redes sociales, en concreto en Twitter, y cuyos perfiles suelen pasan desapercibidos.

Hace unos días a partir de un tuit de Mentxu Ramilo nos propusimos aumentar esos 100 perfiles hasta llegar a los 200. Bueno, pues decir que no sólo hemos llegado a los 200 sino que vamos por los 260 y seguiremos aumentando.

Dar las gracias a todos los que os habéis sumado y habéis citado y dado visibilidad a estos perfiles. Mujeres que han citado a otras mujeres y hombres que han citado a mujeres.

Como en el listado original, aquí están recogidos sus nombres con sus enlaces a las cuentas de Twitter. Además he añadido la información que sus propias autoras han incluido en la Bio.

Todos los perfiles los podéis localizar además a través de una lista de Twitter que he creado y a la que podéis suscribiros desde aquí: Perfiles de Twitter de mujeres en la administración pública.

Pero este trabajo no acaba aquí, sino que podéis seguir enviándome más perfiles de mujeres que conozcáis y que nos permita  a todos visibilizar el trabajo y el papel que las mujeres desempeñan en las administraciones públicas.

Gracias a todos y ahí van.

mujeres administraciones públicas

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  •  Politòloga i Màster en Gestió Púb. Treballant a la Generalitat de des de 2001. Vocal d’igualtat a
  • Alba Rocío Ortíz A. Administrador Público; planeadora y calidosa; amante del buen vallenato. Mi familia: la mayor pasión!!!; un amor Tobiano y hoy de corazón
  •  Mamá de Sofía.Lda.Derecho.Executive MBA UOC.Posgrado Empresas IEBSchool.Funcionaria de carrera.Asesora Jurídica en Igualdad, Salud y Políticas Sociales
  • Alice LezcanoComunicadora institucional
  • Alicia Bernardo. Titular del órgano de apoyo a la junta de gobierno en el ayuntamiento de Pozuelo de Alarcón. Técnico urbanista&Diplomada en Dirección
  •  
  •  Trabajo en , soy bibliotecaria (supongo ) y ahora presidenta del cobdcv /Treballe en , sóc biblitecària (supose) i presidenta de
  • En las RRSS para aprender sobre y otras inquietudes. Jefa de proyectos de la Oficina de Gestión del Cambio en
  •  Una teleco más en la administración, aún con espiritu crítico y ganas de cambio. Siempre habrá un rato para algo de deporte, un vino o una buena peli
  • Ana Carrillo PozasEn @BNE_biblioteca. Gestión de información, intranet, web, redes sociales. MI perfil: http://about.me/anacarrillop
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  •  Consultora i apassionada del Sector Públic
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  • Ana SepúlvedaJefa del Área de Atención Ciudadana, Administración Electrónica y Transparencia y Buen Gobiernohttps://es.linkedin.com/in/ana-sepúlveda- …
  • Ana Serrano. Maestra en Administración Pública,disfruto la politica, apasionada de la vida, alegre por naturaleza y con un profundo amor por Mexico. #imparable#pasiónpoder
  •  Profesora del Departamento de Biblioteconomía y Documentación USAL.
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  • Ángela MéndezAdministradora Pública. TL prohibido para personas que sufran de Pereza Mental Dolosa. Si tiene los síntomas absténgase de seguirme, gracias.
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  • Sóc pedagoga, banyolina, mare de bessons. Participació i transparència m’ocupen a la ddgi.  Diguem i ho oblido, ensenya’m i ho recordo, involucra’m i ho aprenc
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  • Comunicación institucional  Responsable de prensa de y |  En la ejecutiva de
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  •  Politòloga UOC || Gestió i Administració Pública UB || Mediació UNED || Membre de i || i |

Redes sociales corporativas en las administraciones públicas

La comunicación interna es, entre otras, una de las asignaturas pendientes de las administraciones públicas españolas.

Mientras que poco a poco se van dando pasos en materia de comunicación externa y se abren nuevos canales de comunicación con los ciudadanos, la comunicación de puertas para adentro sigue siendo en la mayoría de los casos poca o ninguna.

En primer lugar vamos a definir lo qué son las redes sociales corporativas, ya que cuando nos referimos a ellas no estamos hablando de que nuestra administración pública tiene perfil en Facebook, Twitter o LinkedIn. Cuando nos referimos a redes sociales corporativas estamos hablando de redes sociales internas en las que sólo participan las personas que trabajan en dicha administración pública.

redes sociales corporativas

Aunque es verdad que las redes sociales generalistas (Facebook, Twitter…) permiten espacios de encuentro más o menos privados a través de los grupos, no es menos cierto que las funcionalidades que los mismos nos ofrecen son limitadas.

Por tanto, de lo que estaríamos hablando es de tener un “Facebook” propio y privado en el que los únicos que pueden registrarse, participar, publicar, etc. serían los miembros de esa administración pública. Un ejemplo de estas redes sociales corporativas las tenemos por ejemplo en el caso de la plataforma Edmodo que se está utilizando en el campo de la educación, y gracias a la cual muchos colegios cuentan ya con una plataforma que facilita la comunicación entre padres, profesores y alumnos.

Pero es en el ámbito empresarial dónde surgieron y se desarrollaron las redes sociales corporativas ya que, conscientes de la importancia que tienen la comunicación interna para las organizaciones, buscaron plataformas donde poder desarrollar la misma.  El uso de las redes sociales corporativas se está generalizando entre otras razones porque según un Estudio de McKinsey&Co aquellas empresas que utilizan redes sociales internas aumentan su productividad entre un 20 y un 25%.

Pero, ¿cómo es posible que unas redes sociales contribuyan a aumentar la productividad?

Veamos algunas de las ventajas que las redes sociales corporativas podrían tener para las administraciones públicas:

  1. Las redes sociales rompen el sistema de jerarquía existente en las administraciones públicas. La información dentro de las administraciones públicas generalmente parte de los niveles superiores de mando a los inferiores, que son los que la reciben, pero raramente se da el camino contrario. Pero si todos tuvieran la posibilidad de publicar información en igualdad de condiciones, esa barrera se eliminaría, al menos de forma física, ya que al principio nos encontraremos con mucha resistencia a participar de forma abierta y directa pero poco a poco iría desapareciendo.
  2. Mayor rapidez en la comunicación y más efectiva. Es verdad que en los últimos años se ha mejorado y mucho la comunicación dentro de las administraciones públicas con la utilización de los correos electrónicos, pero los mismos presentan algunas limitaciones como que hay personas que no los abren (si, parece increíble pero muchas personas en las administraciones públicas creen que no tienen porqué abrir un correo electrónico e incluso que porqué tienen que tener una cuenta corporativa); la limitación en los archivos que se remiten…. Con las redes sociales estos problemas son fácilmente salvables.
  3. Repositorio de documentos. La información en las administraciones públicas suele estar dispersa y en ocasiones es difícil encontrarla. Las redes sociales corporativas permiten tener bibliotecas en las que archivar la información generada en diferentes soportes y a la cual es fácilmente accesible por parte de todos los integrantes de la organización.
  4. Reconocimiento del talento interno. Otro de los problemas de los que adolecen las administraciones públicas es que no se pone en valor el talento que existe en las administraciones públicas, entre otras cuestiones, porque el propio sistema jerárquico en que se basa limita el mismo. Las redes sociales corporativas permiten que este talento aflore al permitir que cualquier persona pueda compartir ideas, propuestas y proyectos y que sea la propia organización la que valore las mismas y no que una persona concreta (jefe, superior…) la bloquee sin tener en consideración la opinión de toda la organización. Nunca llegaremos a saber cuántas grandes ideas han quedado enterradas porque el jefe de turno no ha querido dar traslado a las mismas.
  5. Favorecen la motivación. Si tenemos un canal en el que se incentiva la participación y la colaboración entre los diferentes miembros de la organización esto contribuye a aumentar la motivación de los que participan en la misma ya que se reconoce públicamente su trabajo y por tanto, anima a otros a sumarse a las mismas. Se trata de romper un cadencia nefasta en las administraciones públicas cuando oímos eso de “no propongas nada si total no te van a hacer caso”.
  6. Detecta e identifica problemas dentro de las administraciones públicas. Que dentro de los diferentes departamentos de una administración pública hay problemas no es algo nuevo. Pensemos que en muchos casos se trata de personas que llevan 10, 15 ó 20 años trabajando juntas y que cada uno de nosotros somos de una manera de ser, por lo que hay rencillas y tensiones que van más allá de lo profesional. Si se hace una “escucha activa” de esas mismas redes sociales puede permitir identificar dónde hay problemas y poder ponerles solución, lo que sin duda repercutirá en el ambiente y la calidad del trabajo que se realiza.
  7. Acercar las redes sociales y las nuevas tecnologías a los empleados públicos. Son todavía muchos los empleados públicos que no tienen presencia en las redes sociales generalistas, por lo que aprender a manejarse en estas redes sociales corporativas que permiten un escenario más seguro y privado, puede ser una buena manera de perder el miedo a las mismas y comprobar las ventajas que las redes sociales nos pueden aportar en el ámbito profesional.
  8. Favorecen el trabajo colaborativo. Si un departamento trabajaba en un proyecto, o bien creabas una carpeta que todos compartían, o bien enviabas un correo a todos. Ahora las redes sociales corporativas nos permiten compartir documentos “en la nube” en las que todos podemos trabajar, comentar, debatir y opinar en tiempo real. Nunca ha sido tan fácil trabajar en equipo.
  9. Entornos más amigables para relacionarnos. Muchas administraciones públicas cuentan con intranets, que si bien han cumplido su función durante años, la mayoría de ellas no ofrecen algunas de las posibilidades que nos ofrecen las redes sociales corporativas actuales de compartir vídeos, imágenes, grupos privados, mensajería escrita e incluso poder hacer videoconferencia entre sus miembros.
  10. Posibilidad de acceder desde cualquier dispositivo. Muchas administraciones públicas tienen limitado el acceso a documentos, intranets, etc.. y sólo puedes hacerlo desde el ordenador que tienes en tu puesto de trabajo. Algo obsoleto y demencial en el que prima que para poder trabajar hay que hacerlo en un punto concreto del planeta y en unas horas determinadas. Bueno, pues estas redes sociales corporativas permiten que podamos acceder desde cualquier dispositivo ya sea la tablet, el móvil o el ordenador de la casa de tu cuñado.
  11. Permiten un mejor conocimiento de las diferentes áreas y departamentos de la propia administración pública. Uno de los problemas que tienen las administraciones públicas es que parecen trabajar por departamentos estancos como si no tuvieran relación los unos con los otros. Así oímos hablar de “los de personal”, “los de intervención”… Si tenemos una plataforma única de comunicación en la que todos publiquen información sobre todos, sabremos más del trabajo que realizan otros compañeros.

Seguro que llegados a este punto muchos os preguntéis, ¿pero qué plataformas son esas? Bueno, pues algunas de las más conocidas son:

¿Existen casos de administraciones públicas que las estén utilizando?

Pues parece que en este campo no se han hecho muchas cosas. He encontrado el caso de una administración pública que aunque desde el año 2014 están pagando la licencia de Yammer nunca la han puesto en marcha.

Sí que estoy siguiendo muy de cerca el trabajo que están haciendo en la Diputación Foral de Gipuzkoa que se encuentran en la fase piloto para poner en marcha una red social corporativa a medida.

En la Junta de Andalucía llevan desde el año 2010 trabajando en un proyecto que ha evolucionado hasta convertirse en una auténtica red social profesional basada en software libre y es la Red Social Corporativa de la Junta de Andalucía. Es quizá la red social corporativa más avanzada.

Entre las funcionalidades que ofrece esta plataforma se encuentran:

  • Gestión de perfiles personales y de grupos abiertos y cerrados
  • Sección de noticias
  • Gestión de blogs
  • Foros
  • Enviar mensajes directos, en perfiles, en grupos
  • Elaboración compartida de documentos
  • Encuestas
  • Poder realizar reuniones online a través de videoconferencia

En la actualidad utilizan la red más 22.000 personas, aunque sus usuarios potenciales está en los 240.000 empleados públicos de la Junta de Andalucía. La difusión de la misma se está haciendo poco a poco impartiéndose cursos de formación para enseñar y animar a los empleados públicos a utilizar la plataforma según me comenta Francisco Javier Domínguez Murillo, Jefe del Servicio de Gestión del Conocimiento y Redes del Instituto Andaluz de Administración Pública y uno de los artífices de dicha red.

Sin duda estamos en un momento de transición en el que se hace necesario establecer una nueva forma de organización y de relación en el seno de las administraciones públicas, y las redes sociales corporativas nos pueden ayudar en esta tarea.

¿Conoces el caso de alguna administración pública que esté utilizando redes sociales corporativas?

Espero vuestros comentarios.